Aproape totul despre scrierea unui plan de afaceri care sa va aduca succes

În cele ce urmează vom analiza e­le­mentele planului de afaceri dincolo de aspectele tehnice, ne vom concentra pe conţinutul în sine şi utilitatea sa. Un plan de afaceri este o descriere „pe hârtie“ a viitorului afacerii, un document care spune ce aveţi de gând să faceţi şi modul în care intenţionaţi să îl duceţi la îndeplinire. În cazul în care vă no­taţi un paragraf care descrie stra­tegia de afaceri pe un serveţel de hârtie atunci când sunteţi la restaurant, atunci aţi scris deja un plan. Sau cel puţin germenii unuia.

Planurile de afaceri sunt, în mod inerent, strategice. Începi, aici, cu aceste resurse şi abilităţi, iar tu vrei să ajungi acolo, un punct în viitor (de obicei, de la trei până la cinci ani), timp în care afacerea va avea un alt set de resurse şi abilităţi, precum şi o mai mare profitabilitate şi active crescute.

Planul tău arată modul în care vei ajunge de aici acolo (de la A la B). Înainte de a scrie un plan de afaceri, trebuie să ştiţi: 

 

Cât de lung trebuie să fie planul de afaceri?
  

Pentru a acoperi totul, nu aveţi nevoie de mai mult de 20-30 de pagini de text, plus încă 10 pagini de anexe pentru proiecţii financiare, CV-uri ale echipei de management şi alte detalii. Dacă aveţi un plan care este mai mare de 40 de pagini, înseamnă că nu aţi rezumat suficient informaţiile şi nu aţi reuşit să extrageţi esenţa. 

Când ar trebui să scriu un plan de afaceri?

 

Mulţi dintre cei care se gândesc să scrie un plan de afaceri, o fac pentru că vor să „obţină bani”, să „convingă un investitor”, să găsească o sursă de capital. Doar că aceasta este o viziune eronată sau, cel puţin, limitativă. Nu doar acesta este rolul documentului, de a obţine o finanţare prin intermediul său. Pla­nul de afaceri nu este doar un in­stru­ment de strângere de fonduri, ci de fapt, este mult mai mult de atât: este un instrument care vă determină să vă înţelegeţi afacerea în întregime, un instrument prin care vă veţi monitoriza progresul, vă va responsabiliza şi vă va ajuta să controlaţi „destinul“ business-ului. Si, desigur, este un intrument de vânzări şi de recrutare pentru viitorii angajaţi-cheie, viitorii colaboratori sau viitorii investitori.

Scriind planul de afaceri, veţi avea revelaţii şi veţi revizui totul încă o dată şi încă o dată: valoarea propusă, ipotezele de marketing, pla­nul operaţional, planul financiar şi de personal. La sfârşit, veţi observa conexiunile pe care de altfel le-aţi fi pierdut. De exemplu, dacă planul de marketing previzi­o­nează aducerea a 10.000 de cli­enţi noi în doi ani, iar planul de per­sonal prevede angajarea a doi a­genţi de vânzări, acest lucru vă forţează să vă întrebaţi cum vor putea cei doi agenţi de vânzări să genereze 10.000 de clienţi noi. Răs­punsul ar putea să vă ducă la con­cluzia că realizarea de parteneriate cu distribuitori şi concentrarea pe vânzarea en-gros către companii mari ar putea fi cea mai bună tactică.

Atunci când eşti fondatorul a­fa­cerii, singura persoană care te menţine responsabil faţă de rezultatele de zi cu zi eşti chiar tu . Astfel, că planul devine baza pentru monitorizarea progresului. În cazul în care până la 1 februarie trebuie să lansezi un produs nou şi acest lucru se întamplă mai devreme, respectiv pe 11 ianuarie, te întrebebi de ce? A existat un progres neaşteptat? Cineva a depus un efort eroic? Sau doar a fost vorba despre subestimare? Ceea ce ai învăţat din aceste lucruri te ajută să faci lucrurile mai bine data viitoare.

Dar mai mult decât un instrument de învăţare „after-the-fact“, planul de afaceri este despre cum să conduci afacerea spre viitor. Atunci când scrii „mă aştept la 100 de clienţi noi până la sfârşitul anului 2017”, nu este o predicţie pasivă, nu vei sta şi vei aştepta cei 100 de clienţi să apară. Devine obiectivul vostru pentru forţa de vânzare. Planul de afaceri stabileşte obiective în toate domeniile majore: vânzări, cheltuieli, posturi de lucru, obiective de finanţare. Odată prezentate, ele devin obiective de performanţă.

Si, desigur, un plan de afaceri bine scris este perfect pentru atragerea de talente. Atunci când potenţiali angajaţi vor cer să înţeleagă afacerea ta, ai posibilitatea să le dai un plan care să le ofere o perspectivă de ansamblu. Reacţiile lor vor spune câte ceva despre cât de repede şi de bine pot fi înţelese aspectele-cheie ale afacerii. În plus, prezentarea scrisă a obiectivelor, corelate cu un sistem de înregistrare a îndeplinirii acestor obiective, transmit un mesaj puternic şi clar: „eu îmi înţeleg afacerea şi pot livra rezultatele pe care le promit“. Angajaţii cu potenţial mare vor răspunde unui asemenea mesaj, la fel şi băncile sau alţi investitori atunci când vei avea nevoie de bani.

Pe scurt, planul de afaceri este:

– un instrument de management;
– un document de prezentare şi vânzări;
– un document de dezvoltare şi planificare;
– un plan de recrutare.

Cine are nevoie de un plan de afaceri?

 

Singura persoană care NU are nevoie de un plan de afaceri este persoana care nu are o afacere şi nici nu are de gând să iniţieze una. Nu este necesar un plan de afaceri pen­tru a începe un hobby sau pentru a îndeplini sarcinile obişnuite de la locul de muncă. Însă oricine începe sau continuă o acţiune riscantă, care va consuma resurse sem­nificative de bani, energie sau timp şi se aşteaptă să se întoarcă şi un profit, ar trebui să îşi facă timp pentru un asemenea plan.

Start-up-uri: planul de afaceri clasic este cel realizat de un antreprenor care caută fonduri care să îl ajute să deschidă o afacere. Multe, multe companii mari ai avut începutul lor pe o hârtie, sub forma unui plan care a fost folosit pentru a convinge investitorii să pună capitalul necesar demarării afacerii.

Firme în activitate: multe planuri de afaceri sunt scrise de sau pentru companii care sunt de mult timp trecute de faza de pornire. Aceste companii în faza de mijloc pot elabora planuri de afaceri pentru a le ajuta să găsească fonduri pentru creştere, pentru a gestiona o afacere în creştere rapidă sau pentru a transmite misiunea şi perspectivelele de business clienţilor, furnizorilor sau altor persoane.

Pentru că implică timp şi efort, multă lume amână sau ignoră necesitatea unui plan de afaceri. Fie că începi o nouă afacere sau aceasta deja funcţionează, sunt întotdeauna treburi „mai urgente” decât să îţi decizi strategia şi să o ordonezi într-un format. Scrierea durează, dar gândiţi-vă la acest document ca la o hartă şi imaginaţi-vă că aţi pleca la drum fără ea. Cu bagaje limitate şi sub presiunea competiţiei! „Pentru că nu am avut timp” sau „nu ştiu cum să-l fac, voi decide la faţa locului”. Dacă eşti, prevăzător vei călători pe aceleaşi drumuri ca şi alţii, reducându-ţi avantajul competitiv, sau, din contra, îţi vei găsi propria ta cale. Ce se întâmplă dacă te rătăceşti? Va trebui să pierzi apoi de două-trei ori mai mult timp să găseşti drumul cel bun, presupunând că îl găseşti.

Referitor la firmele noi: e adevărat că în primii ani de la înfiinţare dau faliment 80% din noile afaceri, primii 5 ani fiind cei mai grei, aceasta fiind perioada expunerii la cel mai mare risc. V-aţi pus vreodată întrebarea de ce? Poţi să ai deja succes şi experienţă într-o afacere, şi totuşi să eşuezi cu una nouă. De ce este atât de greu la început? Oare după primii doi ani nu mai există concurenţa? Toţi clienţii îţi vor fi fideli şi produsul/serviciul tău va fi cel mai bun? Important este că te-ai familiarizat cu paşii pe care trebuie să-i urmezi. Durează ca afacerea să îşi găsească un loc al său pe piaţă, să îşi definească o identitate şi economiseşti timp dacă începi mai devreme să schiţezi toate aceste lucruri. Ce se schimbă? „Înveţi drumul”! Cum să poţi să-ţi orientezi în direcţia bună afacerea cu metodele de care ai nevoie, dacă tu nici nu ştii ce vrei să realizezi? Ar fi ca şi cum vrei să construieşti o casă fără să ai planuri de arhitectură şi vrei să pui acoperişul întâi. 

Planifică ceea ce vei face cu planul de afaceri

 

Credeţi sau nu, o parte importantă din planificarea planului constă în… planificarea a ceea ce vrei să faci cu el. Un plan de afaceri poate fi utilizat în mai multe scopuri, de la monitorizarea progresului companiei pentru atingerea obiectivelor, până la atragerea de resurse-cheie care să se alăture companiei. A decide modul în care intenţionezi să utilizezi planul este o parte importantă a pregătirii pentru scrierea lui. În cazul în care vrei să îl utilizezi pentru a atrage resurse financiare, va trebui să acorzi o a­tenţie deosebită rezumatului executiv, managementului şi marketingului, precum şi aspectelor financiare. Planul va trebui să aibă o viziune clară asupra modului în care compania va face bani. Dacă sunteţi în cautarea unui împrumut bancar, va trebui să subliniaţi capacitatea de a genera venit suficient pentru a achita ratele şi dobânzile aferente. Investitorii de capital, în special capitalul de risc, trebuie să vadă modul în care pot ieşi din companie şi să genereze o rată de rentabilitate pe care o vor considera acceptabilă. 

Scrierea planului de afaceri

 

Un plan bun de afaceri trebuie să descrie conceptul de afaceri, cum va funcţiona firma, ce activităţi va desfăşura şi cu ce rezultate şi să descrie care sunt scopurile şi cum vor fi atinse.

Rezumat: în cadrul conţinutului general al planului de afaceri, rezumatul executiv va urma pagina de titlu. Rezumatul trebuie să spună cititorului exact ceea ce vrei să faci. Mult prea des, ceea ce proprietarul afacerii îşi doreşte este îngropat la mijlocul sau sfârşitul planului. Indicaţi în mod clar ceea ce cereţi în rezumat. Rezumatul executiv se scrie după finalizarea planului de afaceri şi trebuie să scoată în evidenţă aspectele esenţiale ale planului. Este, de asemenea, uşa de intrare a planului vostru. După ce parcurge rezumatul, cititorul va arunca planul deoparte sau va continua să citescă în funcţie de cât de interesat este de aceste rânduri.

Sumarul planului de afaceri este cu siguranţă cea mai importantă parte a planului în relaţiile cu partenerii, furnizorii sau finanţatorii, într-un cuvânt cu tot mediul extern în care „se mişcă“ afacerea. Aceasta pentru că reprezintă informaţia esenţială care poate determina interesul sau non-interesul potenţialilor parteneri de afaceri, sugerând o afacere promiţătoare sau una care nu ar avea sorţi de izbândă. Nu este o introducere sau o prefaţă, ci o sinteză e­ficient construită a întregului plan de afaceri. Informaţiile esenţiale ale afacerii tale trebuie introduse aici fără a detalia.

Descrierea companiei: furnizează informaţii cu privire la ceea ce faci, ceea ce diferenţiază afacerea de a altora şi pieţele pe care a­fa­cerea le deserveşte. Prezentaţi is­toricul companiei (dacă este o com­panie matură) sau motivaţia care a stat la iniţierea companiei dacă este un start-up, precum şi echipa de management şi experi­enţa acesteia. CV-urile echipei de ma­nagement ar trebui anexate pla­nului de afaceri. Informaţiile prezentate aici sunt folosite pentru a evalua capacităţile companiei, nivelul gradului său de succes în afaceri, capacităţile manageriale şi ale resurselor umane, într-un cuvânt experienţa tehnică şi financiară de a implementa afaceri de succes.

Produse şi servicii: care sunt produsele pe care le vinzi, care sunt beneficiile pe care le aduce clienţilor, care este ciclul de viaţă al produselor? Este recomandat să se gândească prezentarea produselor şi serviciilor în termeni de nevoi şi beneficii pentru clienţi, mai degrabă decât din punctul vostru de vedere (care sunt costurile de producţie, modul cum se realizează distribuţia).

Analiza pieţei: trebuie să ofere o imagine de ansamblu a sectorului industrial din care face parte afacerea, înclusiv să prezinte tendinţele industriei, actorii importanţi din industrie şi vânzările estimate ale industriei. De asemenea, trebuie să prezinte o analiză a pieţei-ţintă pentru produsul vostru, inclusiv locaţia geografică, datele geografice, datele demografice, nevoile pieţei-ţintă şi ale modului cum sunt acestea satisfăcute în prezent.

Analiza competiţiei: trebuie să cuprindă analiza competitorilor direcţi şi indirecţi, cu o evaluare a avantajului competitiv şi o analiză a barierelor de intrare pe piaţă.

Planul de marketing: cum intenţionezi să promovezi afacerea? Care este strategia de vânzări? Trebuie să includă o prezentare detaliată a strategiei de vânzări, planul de stabilire a preţurilor, activităţile de promovare, precum şi beneficiile produselor vândute.

Analiza SWOT (Strenghts- Weaknesses-Opportunities- Threats) – este des utilizată în procesele de planificare strategică şi se axează pe realitatea internă şi externă, examinând părţile tari şi slabe în cadrul mediului intern, precum şi oportunităţile şi temerile legate de mediul extern. Analiza o începeţi prin efectuarea unui inventar al calităţilor şi slăbiciunilor interne în firma voastră, apoi veţi nota oportunităţile şi ameninţările externe care o pot afecta.

Planul operaţional: cupinde o descriere a locaţiei fizice, instalaţiile si echipamentele necesare afacerii, tipul şi numărul angajaţilor, necesarul de furnizori, precum şi orice detalii legate de exploatare, precum şi descrierea procesului de fabricaţie.

Planul financiar: în cazul în care sunteţi în căutarea de finanţare, prezentarea proiecţiilor financiare este esenţială. Această secţiune trebuie să cuprindă ipotezele care au stat la baza previziunilor, previziunea veniturilor şi cheltuielilor, proiecţia contului de profit şi pierdere, precum şi proiecţia fluxului de numerar. De asemnea, sunt foarte important de prezentat principalii indicatori financiari şi analiza pragului de rentabilitate.

Adaptarea planului de afaceri:

 

Planul de afaceri este un instrument util în primul rând întreprinzătorului în organizarea internă şi dialogul său cu băncile, investitorii potenţiali, partenerii strategici, parteneri pentru fuziuni, clienţii, furnizorii, distribuitorii, avocaţii, contabilii. Fiecare dintre categoriile de mai sus va privi din propriul punct de vedere planul vostru. De aceea, puteţi pregăti mai multe forme ale planului de afaceri, pe acelaşi tipar care va fi adaptat.

O bancă va fi interesată de situaţia actuală de garanţii, documente contabile, structura firmei, stabilitatea şi posibilele probleme legale. Va analiza viitorul firmei, noile produse, ameninţările şi ­o­por­tunităţile şi proiecţiile financiare. Unele bănci acordă atenţie şi exprimărilor şi acurateţei informaţiilor prezentate.

Un partener de afaceri va fi interesat mai ales de potenţialul de creştere, ce se poate face cu firma şi cât trebuie investit, ce expunere economică va implica, cine conduce firma şi dacă există resursele necesare. Dacă vreţi să folosiţi planul de afaceri, este vital să-l adaptaţi la exigenţele cititorului. Interesul potenţialului finanţator este de a înţelege din document dacă firma poate rambursa un împrumut, cu un risc moderat; pentru bancă potenţialul de creştere al afacerii este pe locul doi. Investitorul însă analizează planul pentru a vedea posibilităţile de câştig şi cum se generează acesta. 

Actualizează planul de afaceri!
 

 Planul de afaceri este un concept dinamic. Precum orice hartă, poate fi schimbat în timp după noua în­­făţişare a reliefului, a rutelor, drumurilor, scurtăturilor. Documentul trebuie să-ţi fie alături, să îl schimbi, practic să evolueze cu tine şi afacerea ta reflectând noile situaţii.

Iată 7 motive care vă pot face să vă gândiţi la actualizarea planul de afaceri:

– O nouă perioadă financiară este pe cale să înceapă: puteţi actualiza planul anual, trimestrial sau chiar lunar în cazul în care activaţi într-o industrie cu schim­bări rapide;
– Atunci când aveţi nevoie de o finanţare: finan­ţa­torii au nevoie de un plan actualizat pentru a lua o decizie de finanţare;
– A avut loc o schimbare semnificativă a pieţei: schimbarea gusturilor clienţilor, schimbarea re­gle­men­tărilor din domeniul consumului etc;
– Firma se dezvoltă sau este pe cale de a lansa un produs nou;
– S-au produs schimbări în managementul companiei;
– Compania a depăşit un prag: mutarea de la bi­roul de acasă, depăşirea cifrei de 1 milion de euro sau cooptarea în echipă a celui de-al 100-lea angajat;
– Planul vechi nu pare să mai reflecte realitatea, lucrurile s-au schimbat mai repede decât v-aţi aşteptat.

Deja am început să vorbim despre întreprinzător şi cât de implicat este în realizarea acestui plan de afaceri. Se poate apela la un consultant care să realizeze un plan de afaceri profesionist, dar adeseori nu aceasta este calea ideală. Nici un consultant nu poate şti care este drumul vostru, ce vreţi să faceţi şi cum veţi reuşi. E adevărat, aţi putea să îi povestiţi unui consultant câteva ore despre voi şi ce vreţi să faceţi, dar documentul final nu va avea implicarea necesară. Va fi poate destul de bun pentru bancă, însă proprietatea ideilor şi a planurilor este esenţială. Chiar dacă apelezi la sfaturi, te documentezi, te inspiri din surse, îl scrii într-un format recomandat din materiale de specialitate, conţinutul trebuie să fie decizia voastră şi să vă reprezinte. A face afaceri înseamnă în primul rând să iei decizii. Dacă nu aveţi abilităţi şi talentul de a scrie, puteţi lucra cu cineva experimentat care să dea forma finală.

 

Mihaela Măriucă, consultant în afaceri, managing partner AVISSO

 

Publicitate și alte recomandări video