DIGITALIZARE FĂRĂ FINALIZARE | Certificatele digitale se tipăresc și se semnează de mână. Cum arată căsătoria „în cloud”, la un an de la implementarea unui proiect de 37 milioane de euro

Certificatul se emite acum digital și mirii îl pot păstra online pentru o eternitate, dar instituțiile statului au nevoie de o copie semnată olograf. De aceea, ceremonia simbolică de semnare în registru, în fața ofițerului de stare civilă, s-a transformat într-o șezătoare. Deși semnează pe un pad electronic, mirii așteaptă în medie circa 20 de minute ca serverele din „cloud” să se alinieze și să se poată tipări certificatul, pe care statul roman încă îl cere, chiar dacă a digitalizat tot sistemul. STS-ul a oprit, la acest punct, mobilitatea: toate dispozitivele utilizate trebuie să fie conectate doar la rețelele avizate și supervizate de aceștia.

Certificatul pierdut se recuperează mai ușor

Digitalizarea pare că a ajutat, în primă instanță, instituțiile statului, care au simplificat proceduri interne și au scurtat timpi de așteptare. Există însă un beneficiu important și pentru cetățeni, explică aceștia. La aproape un an de la operaționalizarea Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă (SIIEASC), accesul la documente nu mai depinde strict de domiciliu.

Renata Marin este ofițer de stare civilă de 27 de ani la Iași, timp în care a asistat la schimbări majore în modul de lucru, de la hârtii interminabile, la primele certificate electronice. Ea spune că „obiectul proiectului a fost în primul rând, digitalizarea, dar și să conecteze toate structurile de stare civilă din țară între ele, dar și cu serviciile de evidență”. Practic, explică ea, s-a creat un „cloud” care elimină comunicarea pe hârtie și solicitările de extrase, reducând timpii de așteptare.

„Cetățeanul, ca să-și obțină un certificat ca urmare a pierderii sau distrugerii, se poate prezenta la oricare structură de stare civilă sau primărie de pe teritoriul României, indiferent de locul unde se află actul sau unde are domiciliul. Este o schimbare extraordinară față de cum erau lucrurile”, crede Renata Marin, șef Serviciu Stare Civilă Iași, care lucrează aici din 1998.

În sistemul vechi, solicitările se făceau doar la locul de domiciliu sau la locul unde era înregistrat actul.

Un alt câștig major este flexibilitatea la depunerea unor dosare. Înainte de 2025, părinții unui copil născut la Iași trebuiau să se deplaseze personal pentru înregistrarea nașterii, chiar dacă erau din alt județ, dar acum pot depune dosarul la Botoșani, de exemplu, iar sistemul direcționează electronic documentele către Iași.

„Eu fac înregistrarea nașterii, întocmesc actul electronic, iar părinții sunt anunțați că se pot prezenta să ridice actul”, explică ofițerul.

Tipărirea durează și 30 de minute, dacă aplicația merge greu

La căsătorii, procedurile s-au schimbat, dar mirii nu văd vreun beneficiu real. Aceștia aduc același documente ca și în trecut, tot personal, iar acum acestea sunt scanate și returnate. Se stabilește data căsătoriei, iar în momentul oficierii se generează automat certificatul. Aici apar și sincopele.

„Inima” noului sistem este formată din trei echipamente: un calculator, o imprimantă și „pad”-ul de semnătură. Prin această infrastructură se scanează documentele, se generează actele și se aplică semnăturile electronice, totul fiind integrat în sistemul informatic național. Toate structurile de stare civilă din România lucrează într-un „cloud” comun. Care, în funcție de încărcătura, de felul în care sunt procesate datele, duc la timp de așteptare de până la 30 de minute.

„Se înregistrează în sistem și abia atunci se poate genera certificatul. Că aici e problema, de la momentul oficierii trebuie să aștepți să listeze certificatul de căsătorie. Totul ajunge undeva la 20 de minute, depinde cum merge sistemul, mai greu sau mai ușor uneori”, a spus Renata Marin.

Explicația ar fi că infrastructura informatică nu este uniformă, iar viteza depinde de conexiuni și de modul în care se sincronizează bazele de date naționale. Consecința este simplă: dacă ceremonia de la Starea Civilă dura înainte și 5 minute, acum poate dura și mai mult de 30 de minute, până se generează certificatul, e tipărit și semnat de cei doi. Dacă Internetul face și el figuri, timpii de așteptare se lungesc.

Certificatul digital se semnează, obligatoriu, și olograf

Digitalizarea procesului ar fi putut însemna că un cuplu se poate căsători în vârful celui mai înalt munte unde se poate ajunge și există acces la internet. Mai ales că semnăturile se dau pe un pad electronic și certificatul e generat digital. Dar pentru protejarea datelor, în urma unei decizii STS, se lucrează doar de pe calculatoare legat la un sistem intern. Prin urmare, ceremoniile în aer liber au devenit doar o amintire.

„Totul se întâmplă doar la punctele fixe de stare civilă, Primărie sau Penitenciar, unde se oficiază cununii. Fiecare punct are o stație de lucru cu cele trei echipamente: un calculator, o imprimantă și padul de semnătură. Ele sunt conectate la sistemul național și nu pot fi mutate, pentru că aplicația este una națională care rulează pe infrastructura STS. Aplicația SIASC funcționează deci doar pe echipamente dedicate, configurate și securizate special pentru accesul la baza de date centralizată”, a explicat Renata Marin.

Iar certificatul, chiar dacă este digital, rămâne obligatoriu și în format fizic. Încă este prevăzut de procedurile legale pentru arhivarea fizică. Iar procedurile spun că trebuie să fie semnat olograf. „Hârtia nu poate fi eliminată, chiar dacă sistemul digitalizează restul procesului”, spune Renata Marin.

Efecte în lanț și acum, la un an de la implementare

Un cuplu tânăr, căsătorit anul acesta, povestește cum a resimțit schimbarea. Ei spun că au fost dezamăgiți de faptul că nu au mai putut organiza cununia civilă în aer liber, așa cum își doreau, însă au văzut și partea bună a digitalizării.

„Ne-am bucurat că am semnat digital și că certificatul de căsătorie nu mai există fizic, să nu fim tentați să îl rupem la prima ceartă (…) Dar am fost dezamăgiți că nu am mai putut face cununia în aer liber, cum visam. Totul se întâmplă acum într-un sediu, pe un hol, ceea ce taie din farmecul momentului”, ne-a împărtășit Alexandra Moroșanu.

În primele luni de la implementarea noului sistem au apărut și provocări logistice pentru noile familii. Cum mirii și invitații au fost nevoiți să aștepte până la 30 de minute pentru emiterea certificatului, ceremonia s-a lungit și tot programul zilei a fost dat peste cap, inclusiv cununia religioasă. Pauza dintre momentul solemn al jurămintelor și eliberarea documentului oficial a fost resimțită nu doar de cupluri, ci și de cei care imortalizează evenimentul.

„Am așteptat și 30 de minute, undeva în județul Iași. La țară, de exemplu, a trebuit să oprim filmarea că mirii au fost chemați în altă cameră să semneze digital, pentru că nu aveau pad-ul acela în aceeași cameră unde era arcada de flori, dar și lumea”, ne-a împărtășit C.V. , un operator de imagine din Iași.

Numărul căsătoriilor rămâne ridicat și în 2025

Funcționarii rămân însă convinși că, în ciuda acestor inconveniente, bilanțul rămâne pozitiv. „Eu cred că are mai multe avantaje decât dezavantaje față de vechea procedură”, este de părere Renata Marin. Momentan, cifrele nu reflectă că modificările procedurilor au afectat în vreun fel cuplurile care vor să se căsătorească. La 1 noiembrie 2024 erau înregistrate 1.210 căsătorii în municipiul Iași, iar în 2025, la aceeași dată, numărul a ajuns la 1.372.

Proiectul Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă a avut o valoare totală de aproape 185 de milioane lei, fiind finanțat în mare parte din fonduri europene nerambursabile. Implementarea sa, desfășurată pe parcursul a peste 63 de luni, a vizat conectarea tuturor serviciilor de stare civilă din România într-o platformă unică.

În ceea ce-i privește pe viitorii miri, funcționarii consultați de „Ziarul de Iași” spun că nu se întrevede o modificare, în acest moment, care să le permită căsătoria de la distanță sau depunerea documentelor online. Căsătoria rămâne la Starea Civilă și în noua eră digitală.

Material realizat în proiectul „DigITup” derulat de Centrul pentru Jurnalism Independent (CJI), cu susținerea EDGE Institute.

Publicitate și alte recomandări video