DIGITALIZARE FĂRĂ FINALIZARE | Informatizarea în instanțele ieșene: un paradox. „Dosarul electronic” a crescut de 130 de ori, alfabetizarea digitală a clienților justiției a rămas ca acum 20 de ani

Digitalizarea justiției a început cu pași mărunți, într-un ritm comparabil cu cel aplicat în același domeniu de administrația publică locală. Punctul de pornire a fost o aplicație implementată de Ministerul Justiției, menită pe de o parte să asigure repartizarea aleatorie a dosarelor către completele de judecători, astfel încât să fie eliminate suspiciunile că anumite dosare ajung „unde trebuie”, iar pe de altă parte, să construiască o bază de date cuprinzând hotărârile și încheierile de ședință, în format electronic. Până azi, a rămas una dintre puținele inițiative centralizate de digitalizare a sistemului. Mai departe, fiecare instanță a fost lăsată de capul ei.

În ce județe sunt liderii naționali ai digitalizării

Primele inițiative locale au apărut la Curțile de Apel Arad și Cluj-Napoca, instanțe care au rămas până azi lidere în domeniul digitalizării. Aici au fost descoperite scanner-ele și s-a născut dosarul electronic, cuprinzând toate actele care se adaugă în timpul procesului la dosarul de hârtie: citații, delegări, expertize, declarații, întâmpinări, concluzii.

„Au plecat de la o idee simplă. De ce să ai doar actele întocmite de judecători, hotărârile și încheierile și să nu dispui de o versiune electronică a dosarului? De aici s-a plecat, iar acum poți intra cu laptop-ul sub braț la ședință, dacă vrei, sau cu dosarul de hârtie. La noi, mulți lucrează în principal cu dosarul de hârtie, dar asta doar pentru a lua o pauză de la calculator”, a spus Diana Micu-Cheptene, președintele Curții ieșene de Apel.

Tot cele două curți de apel din vestul țării au inițiat acum 15 ani crearea de aplicații pentru diversele interacțiuni ale cetățenilor cu sistemul judiciar, iar modelul a prins imediat.

Destinat inițial judecătorilor, grefierilor și avocaților, dosarul electronic a fost deschis și publicului, părților din proces. Impulsul a fost dat de pandemie și de necesitatea de a reduce pe cât posibil prezența fizică în instanțe. Decât să vină omul la arhivă să vadă ce s-a mai adăugat la dosarul lui, mai bine îl ții acasă, să se uite pe un ecran. Și în această privință, tot Clujul și Aradul au dat tonul, independent unul de celălalt. S-au născut astfel două sisteme, fiecare cu adepții săi. În varianta Arad, pentru accesul la propriul dosar electronic, este suficient un cod, primit o dată cu citația. Clujul a preferat o variantă cu dublă autentificare, prin e-mail și telefon. A fost varianta adoptată și la Iași. Mai greoaie, dar mai sigură.

Cum funcționează „dosarul electronic” în varianta Iași

În cazul Iașului, accesul la dosarul electronic se face după completarea online a unui formular, ai cărui pași sunt descriși în detaliu, pentru a fi accesibil și celor mai puțin familiarizați cu astfel de proceduri. S-a evitat astfel clasica depunere a cererii online „la ghișeul trei de la etaj”. Succesul aplicației a fost vizibil imediat, creșterea fiind exponențială. De la 1,2 milioane de accesări în 2020, s-a ajuns la 7,8 milioane în 2021, la 20,5 milioane în 2022 și la 152 milioane în primele 11 luni ale acestui an.

Introducerea și dezvoltarea dosarului electronic a însemnat aproape dublarea volumului de muncă pentru grefieri și personalul nejuridic. Actele intrate prin registratură nu mai erau doar înregistrate, ci și scanate. O hârtie depusă în timpul unei ședințe de judecată era preluată de grefier pentru a o scana și atașa dosarului electronic. În cazul judecătoriilor Iași sau Vaslui, unde volumul de activitate este foarte mare, ori a unei judecătorii precum cea din Hârlău, unde numărul de dosare pe cap de judecător este cel mai mare de pe raza Curții ieșene de Apel, pentru „fata de la Registratură”, ritmul este infernal.

„Pandemia ne-a învățat multe. Lucruri la care ne-am gândit 20 de ani și pentru implementarea cărora ar fi trebuit să mai treacă probabil 20 de ani, le-am urnit în câteva luni. A fost muncă, dar au existat bani. Ne-am făcut foarte bine dotările. În cei doi ani de pandemie, am cumpărat echipamente și servere cât să susținem toate autoritățile publice din Iași. Exagerez, firește, dar în privința dotărilor nu ne putem plânge”, a spus șefa Curții ieșene de Apel.

Tot în pandemie s-a născut și aplicația destinată programării la arhivă, pentru cei care doresc să consulte dosarul în format fizic. În 2021, era absolut necesară, pentru a evita prezența prea multor persoane în același timp în aceeași sală de lectură. A fost menținută ulterior, pentru că „a prins”. Treptat, sunt adăugate pe site-ul https://ca-iasi.ro/ noi aplicații. Una, pentru încărcarea de acte în dosarul electronic. Alta, pentru depunerea de cereri de preschimbare a termenului de judecată. Ultima, în septembrie, destinată trimiterii de sesizări referitoare la funcționarea Dosarului electronic la instanțele din Iași și Vaslui, celălat județ inclus în jurisdicția Curții ieșene de Apel.

Pentru avocați, digitalizarea instanțelor a însemnat o simplificare a muncii

O aplicație comună este cea a care prezintă ședințele instanțelor, cu lista cauzelor care se vor judeca. În principiu, sunt datele prezentate la avizierul instanței, cu numărul dosarului, obiectul său ori sala în care se desfășoară ședința. În plus, este menționat numărul de ordine, ceea ce permite avocatului sau părții să estimeze momentul în care trebuie să ajungă efectiv în sală. „Băiatul de la IT” a mai adăugat însă, pe fond verde sau roșu, o mențiune: se judecă sau nu. În perioada protestelor recente ale magistraților, a fost o mențiune deosebit de utilă pentru avocații care nu au mai venit degeaba la instanță.

Pentru avocați, digitalizarea instanțelor a însemnat o simplificare a muncii, reducând semnificativ teancul de acte de pe birourile acestora. În plus, existența dosarului electronic le-a permis să-și organizeze timpul de studiu după necesități, fără a mai fi legați de programul arhivei. De exemplu, programul de lucru al arhivei Tribunalului este 9.00-13.00, interval în care se desfășoară și ședințe de judecată. Nu o dată, avocatul era nevoit să renunțe la aprofundarea unui dosar pentru că trebuia să meargă la proces. În perioadele de vacanță judecătorească, programul arhivei se reduce la două ore, trei zile pe săptămână. Acum, avocatul își poate umple nopțile de insomnie cu dosarul online.

„Cel mai valoros lucru de la implementarea dosarului electronic este faptul că pot avea acces la el și îl pot studia oricând vreau. Poți să verifici oricând dacă actele pe care le-ai depus au ajuns la dosar, dacă nu s-au rătăcit pe undeva, dacă adversarul a depus ceva”, a subliniat avocatul Olivian Moroșanu.

Procedurile sunt de multe ori greoaie

O bună parte a interacțiunilor cetățeanului cu sistemul judiciar poate fi realizată online, dar procedurile sunt de multe ori greoaie. Pentru eliberarea unui certificat de grefă, fotografierea unor înscrisuri din dosar sau eliberarea unor copii după acestea, sistemul presupune descărcarea unui formular în format PDF sau Word, completarea lui și trimiterea înapoi, în locul unui simplu formular care să poată fi completat online.

„Treptat, facem aplicații pentru orice, iar toate formularele vor putea fi completate online. Avem o echipă de IT-iști foarte buni. Tineri, cu inițiativă și dorință de muncă. Se plătește bine, așa că atunci când angajăm, e concurență mare”, spune Micu-Cheptene.

La ultimul concurs, pentru un post de IT-ist la Curtea de Apel au participat 31 de concurenți. A câștigat un tânăr de 24 de ani, venit dintr-o multinațională.

Dacă pentru ce ține strict de activitatea instanțelor rezolvă „băiatul de la IT”, colaborarea cu alte instituții este cel puțin greoaie. Există un acord cu Parchetele, pentru ca documentele incluse de procurori în dosarele lor electronice să poată fi preluate și de instanță, atunci când rechizitoriul este trimis spre judecată. Angajații Judecătoriei ori Tribunalului nu trebuie să mai scaneze și ei o dată dosarul întocmit de procurori, ci preiau direct documentele. Un astfel de protocol nu a fost însă stabilit și cu DIICOT.

Filmările făcute de Poliție sunt încă aduse la instanță în format fizic

Filmările făcute de Poliție, frecvent utilizate mai ales în cazul contravențiilor sau a ordinelor de protecție, sunt încă aduse la instanță în format fizic, pe CD, în loc să fie accesibile într-o bază de date. Se pierde timp inutil, apar situații în care este adus CD-ul cu înregistrarea din altă zi, este îngreunat accesul părților din dosar la înregistrare. Comunicarea online este încă un punct slab.

„Sistemul este încă deficitar la unele unități de Parchet, mai mici în grad, de pe lângă judecătorii, pentru care nu există calea de comunicare numită poștă electronică. Sunt unități de Parchet cărora, dacă le soliciți o informație pe mail, e foarte posibil să nu o primești niciodată”, a spus Moroșanu.

Plata taxelor reprezintă alt punct sensibil. Taxele de timbru pot fi plătite pe Ghișeul.ro, iar aplicația corespunzătoare este disponibilă online. Există însă situații în care plata nu este acceptată de site-ul guvernamental, așa cum s-a întâmplat cu reprezentanții unei asociații recent înființate. Aceștia au avut de plătit o taxă de 5 lei pentru eliberarea unei copii legalizate după hotărârea judecătorească. Pentru plata prin Ghișeul.ro era necesar însă codul unic de identificare a asociației. Or, acesta încă nu exista. Reprezentanții asociației au trebuit să meargă la Direcția Finanțelor Publice Locale pentru a plăti. Întorși cu chitanța, au aflat că mai e de plătit și o taxă de 1 leu pentru investirea cu formulă definitivă a hotărârii judecătorești. Alt drum la DFPL. Pentru astfel de situații, ca și pentru cele în care cetățeanul nu este familiarizat cu instrumentele online, statul nu oferă decât varianta plimbării de la Ana la Caiafa.

Șefa Curții de Apel Iași: „În privința taxelor, încercăm să ne dezmeticim”

„În privința taxelor, încercăm să ne dezmeticim cum putem să facem, pentru ca sistemul să fie funcțional. Online nu e nicio problemă. În fizic, lucrurile sunt mai complicate. Noi am propus o colaborare Primăriei în acest sens, dar am primit răspuns că nu se justifică să aloce un om, care să lucreze aici. Ca să înființăm noi un sistem, sunt proceduri și norme de îndeplinit. Cine să lucreze efectiv? E un gestionar, lucrează cu bani, trebuie o anumită pregătire. Trebuie un POS, cu normele lui. Sunt măsuri de securitate specifice. Online e mai simplu”, a apreciat șefa Curții de Apel.

Până acum, instanțele din țară au fost lăsate să-și digitalizeze relația cu cetățeanul după inspirație, condițiile și prioritățile locale. Cam din 2023, de subiect a început să fie interesat și guvernul, iar digitalizarea justiției a devenit un subiect în PNRR. Ministerul Justiției a demarat proiectul Dosarului electronic național, https://den.just.ro/, menit să unifice diversele variante puse în aplicare pe plan național și care a inclus până acum 202 din cele 243 de instanțe din țară. Din echipa de specialiști care lucrează la DEN face parte și „băiatul de la IT” ieșean.

Material realizat în proiectul „DigITup” derulat de Centrul pentru Jurnalism Independent (CJI), cu susținerea EDGE Institute.

Publicitate și alte recomandări video