Caută 
DIGITALIZARE FĂRĂ FINALIZARE | Reflexul birocratic moare ultimul. Studenții ieșeni se înscriu online, dar stau la cozi pentru hârtii
7 MIN
În ultimii ani, universitățile ieșene au investit masiv în platforme digitale, conturi instituționale, proceduri online și infrastructură modernă. Admiterea se poate face astăzi online la patru mari instituții de stat din oraș: Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” din Iași (UAIC), Universitatea Tehnică „Gheorghe Asachi” din Iași (TUIASI), Universitatea de Științele Vieții din Iași (USV) și Universitatea de Medicină și Farmacie „Gr. T. Popa” din Iași (UMF). Dosarele sunt încărcate pe platforme dedicate, iar candidații nu mai sunt nevoiți să alerge după formulare, xeroxuri sau timbre fiscale. În practică însă, relația studentului cu birocrația universitară nu s-a schimbat fundamental. Deși înscrierea este digitalizată, validarea documentelor rămâne adesea prizonieră sistemului vechi: actele originale sunt cerute în continuare, iar multe proceduri presupun prezență fizică. Pentru o simplă adeverință sau pentru carnetul de student, studenții ajung încă să stea la rând.
Un studiu recent, The Bureaucratization of the Romanian Education System from a Weberian Perspective (2024), arată că instituțiile universitare din România funcționează încă după tipare birocratice rigide, caracterizate prin reguli stricte, impersonalitate și ierarhii greu de penetrat. Comparativ, în state cu sisteme digitalizate avansate, precum Estonia sau Danemarca, majoritatea procedurilor universitare se desfășoară integral online – de la admitere și înscriere, până la eliberarea diplomelor și comunicarea cu profesorii.
În România, digitalizarea a însemnat adesea doar mutarea procedurilor din dosarul cu șină într-un formular PDF. Lipsa unei platforme unice la nivel instituțional îi obligă pe studenți să navigheze între secretariate diferite, fiecare cu propriile reguli, formulare și programe. Documentele pot fi completate online, dar aprobările sunt pe hârtie. Adeverințele se generează digital, însă trebuie ridicate fizic. Cererile se trimit pe email, iar răspunsurile sosesc, uneori, după săptămâni. Studentul intră în universitate printr-un portal digital modern, dar se lovește de aceleași proceduri de acum două decenii atunci când are nevoie de un document banal.
Digitalizare la suprafață: platforme online, dar secretariate tradiționale
La UAIC, reprezentanții instituției susțin că relația studenților cu administrația s-a schimbat semnificativ în ultimii ani. Prof. univ. dr. Adrian Iftene, prorector pentru dezvoltarea infrastructurii informaționale și relația cu studenții, afirmă că universitatea se află într-un proces continuu de adaptare la evoluțiile tehnologice, cu scopul de a simplifica activitățile administrative și de a îmbunătăți comunicarea cu studenții, cadrele didactice și personalul administrativ.
„Relația studenților cu secretariatele s-a schimbat semnificativ, în special prin reducerea interacțiunilor care presupun prezență fizică și prin extinderea canalelor digitale de comunicare”, a declarat Adrian Iftene pentru „Ziarul de Iași”.
Prof. univ. dr. Adrian Iftene, prorector pentru dezvoltarea infrastructurii informaționale și relația cu studenții din cadrul UAIC.
Acesta a explicat că toți studenții UAIC beneficiază de un cont instituțional de tip @student.uaic.ro, care oferă acces la aplicațiile și platformele universitare, iar transmiterea informațiilor a evoluat de la afișajele clasice la e-mail, site-uri ale facultăților, rețele sociale și platforme dedicate precum Discord sau soluții de intranet locale.
Un alt element invocat este accesul la internet prin rețeaua Eduroam, disponibilă în majoritatea clădirilor universității și utilizabilă inclusiv în alte universități europene.
„Această infrastructură facilitează mobilitatea și conectarea studenților, inclusiv în contexte internaționale”, a adăugat prorectorul.
În ceea ce privește digitalizarea deja implementată, Adrian Iftene a indicat admiterea ca exemplu relevant.
„Procesul a trecut treptat de la depunerea dosarelor în format fizic și comunicarea telefonică, la depunerea online a documentelor și interacțiunea prin platforme digitale și e-mail. Un avantaj major este integrarea automată a datelor în aplicația de gestionare a școlarizării, imediat după confirmarea locurilor”, a explicat acesta.
Unele facultăți încă au restanțe
Potrivit prorectorului, și decontarea abonamentelor de transport se face în prezent online, iar majoritatea plăților – de la taxele de admitere și școlarizare, până la taxele pentru cazare sau înscrierea la examene pot fi efectuate digital. Totuși, prorectorul recunoaște că există diferențe între facultăți în ceea ce privește nivelul de digitalizare.
„Unele facultăți utilizează deja formulare online pentru înscrierea la examenele finale, pentru solicitarea adeverințelor sau pentru cazarea în cămine, în timp ce altele folosesc încă proceduri clasice, cu depunere fizică la secretariat. Aceste diferențe țin atât de specificul fiecărei facultăți, cât și de ritmul în care pot fi implementate soluțiile digitale”, a precizat Adrian Iftene.
În prezent, anumite activități presupun încă prezența fizică a studenților la secretariat, precum ridicarea carnetelor de student, semnarea contractelor de studii, obținerea adeverințelor sau depunerea dosarelor pentru burse.
„Lucrăm activ la identificarea unor soluții digitale pentru cât mai multe dintre aceste procese. Un exemplu concret este aplicația de gestionare a burselor, aflată în etapa finală de recepție, care va automatiza o mare parte dintre activitățile administrative”, a conchis prorectorul.
Admitere online, dar drumuri lungi cu documentele originale
La USV Iași există o platformă online de preînscriere/ înscriere, candidaţii pot face înscrierea pe internet. Și aici, după înscrierea online, candidații declarați admiși trebuie să depună la sediu documentele originale (sau copii conform originalului, după caz) pentru validare.
Deși dosarul poate fi trimis online (scanat/pdf), originalele documentelor (certificat de bacalaureat, acte de identitate etc.) trebuie prezentate la universitate pentru confirmarea admiterii.
De anul acesta, la UMF Iași admiterea se face exclusiv online. Cu toate acestea, procedurile ulterioare, eliberări de documente, verificări, adeverințe, taxe – rămân, de cele mai multe ori, dependente de prezența la secretariat.
Și la TUIASI, înscrierea pentru licență, master și doctorat este complet online, iar documentele pot fi încărcate electronic. Validarea admiterii presupune însă, în continuare, prezentarea actelor originale.
Pe de altă parte, TUIASI utilizează în prezent un sistem digital integrat, în care mai multe procese administrative sunt conectate într-o platformă unică, oferită de compania românească de tehnologie și software educațional „Adservio”. Informațiile sunt transmise automat între departamentul de admitere, evidența situației școlare și secretariat. Astfel, procesul este simplificat.
Studenții spun că încă se luptă cu hârtiile tipărite
Din perspectiva studenților, digitalizarea există, dar nu acolo unde ar conta cel mai mult. Dennis Iscu, student și reprezentant al Ligii Studenților de la Mecanică din cadrul TUIASI, consideră că modernizarea s-a blocat în zonele-cheie.
„Mi se pare că relația studentului ieșean cu birocrația universitară ar putea fi îmbunătățită prin digitalizare reală. Sunt încă multe situații în care studenții trebuie să meargă fizic la secretariat pentru documente care ar putea fi emise online”, a declarat acesta.
O experiență similară este relatată și de Leonard Cioancă, student la USV Iași:
„Mi-am pierdut carnetul de student și mi s-a spus că trebuie cerere, taxă și apoi să merg la un ziar să declar pierderea. Mi s-a părut exagerat”, a spus studentul.
Fragmentarea digitalizării: problema universităților românești
Din perspectiva specialiștilor în tehnologie educațională, problema majoră nu este lipsa digitalizării, ci implementarea ei neunitară. Mihai Mocanu, CMO „Adservio”, explică faptul că multe procese sunt încă gestionate manual sau în fișiere Excel.
„Acolo unde s-au făcut pași spre digitalizare, au fost implementate soluții diferite pentru fiecare proces – admitere, note, secretariat, cazare sau financiar. Aceste sisteme nu comunică între ele, nu există o bază de date unică, iar utilizatorii sunt nevoiți să reintroducă aceleași informații de mai multe ori”, a precizat acesta.
Mihai Mocanu – CMO Adservio
Potrivit expertului, această fragmentare amplifică stresul întregului ecosistem universitar.
„Aplicațiile sunt vechi, greu de folosit și cu vulnerabilități de securitate. Rezultatul este un hățiș birocratic care consumă timp și energie în loc să susțină actul educațional”, a adăugat reprezentantul Adservio.
Soluția propusă este trecerea la platforme digitale integrate, de tip all-in-one. Adservio a dezvoltat o astfel de platformă, deja utilizată în universități din Iași, precum TUIASI.
„Platforma este construită pe o bază de date unică, cu module complet integrate. Informațiile circulă automat între admitere, situația școlară, secretariat, financiar, burse, cămine sau cercetare, fără dublări sau erori”, a menționat Mihai Mocanu.
Studenții beneficiază, la rândul lor, de acces unificat.
„Au un singur cont din care pot vedea situația școlară, planurile de învățământ, fișierele, biblioteca digitală, mesajele, cazarea și obligațiile de plată”, a explicat acesta.
Platforma include și o aplicație mobilă, plăți online pentru taxe sau cazare, iar în prezent este în dezvoltare emiterea adeverințelor digitale.
„Avem în lucru emiterea adeverințelor direct din contul studentului, în format digital, cu trasabilitate și securitate, astfel încât prezența fizică la ghișeu să devină excepția, nu regula”, a adăugat Mocanu.
Recent, a fost introdus și modulul „Butonul Roșu”, dedicat semnalării anonime a cazurilor de abuz sau hărțuire.
„Acest modul răspunde unei nevoi reale din mediul academic și oferă protecție victimelor și instrumente clare pentru universități”, a mai spus expertul.
Concluzia este clară. Digitalizarea reală nu înseamnă doar mutarea formularelor online, ci regândirea completă a modului în care procesele sunt integrate, urmărite și securizate.
„O platformă unică, coerentă, poate reduce birocrația și crea o experiență mai bună pentru studenți și personal”, a conchis Mihai Mocanu.
Material realizat în proiectul „DigITup” derulat de Centrul pentru Jurnalism Independent (CJI), cu susținerea EDGE Institute.
Publicitate și alte recomandări video
Îți recomandăm
