Managementul timpului: alegeţi calitatea, nu cantitatea!

                                                                                                                               Alina Grigoraş

Planificarea activităţilor este un prim pas pentru realizarea obiectivelor propuse şi ne ajută să ne dăm seama ce putem realiza într-o anumită perioadă de timp, cum să utilizăm eficient timpul pe care îl avem la dispoziţie, să păstrăm timp pentru evenimente neprevăzute şi cum să reducem stresul generat de vo­­lumul mare de muncă. Pentru o pla­­nificare eficientă există mai mul­te tipuri de instrumente la îndemâna noas­­tră: calendare, organizatoare, jur­­nale de activităţi, agende. Oricare dintre ele ar fi folosite, important este ca sarcinile să fie vizibile şi să poată fi uşor adăugate altele noi.

Prioritizarea înseamnă să putem stabili care sarcini sunt mai importante şi să le ducem la îndeplinire pe rând. În acest mod vor fi evitate întreruperile şi activarea instinctului de a rezolva mai întâi sarcinile cele mai uşoare. Clasificarea activităţilor în funcţie de importanţa lor ne aduce linişte şi concentrarea energiei asupra lucrurilor cu adevărat importante. Ne putem prioritiza activităţile în funcţie de profitabilitatea sau beneficiile aduse de proiectele ce trebuie finalizate, timpul de lucru necesar, presiunea managerilor.

Puterea de a spune „NU” unor solicitări primite din partea celorlalţi. Trebuie să avem în vedere pro­gramul şi obiectivele noastre î­na­in­te de a accepta sarcini suplimentare, pentru că de multe ori nu putem du­ce la îndeplinire solicitările su­pli­­mentare, ceea ce generează frustrare, haos şi dezamăgire, atât nouă cât şi celorlalţi. De aceea este im­por­tant să putem decide ce şi cât pu­tem face suplimentar, iar refuzul să vină justificat şi politicos.

Delegarea este recomandată atunci când există altcineva cu abilităţile potrivite pentru a îndeplini cu succes sarcinile desemnate nouă. Atunci când delegăm aceste sarcini, trebuie să furnizăm toate informaţiile de care persoana respectivă are nevoie. O comunicare defectuoasă duce la viitoare întreruperi care ne scot din ritm.

Stabilirea obiectivelor pe ter­men lung şi a sarcinilor pe termen scurt. Ne putem concepe un plan anual, pe care să-l împărţim apoi în planuri lunare şi săptămânale. Aşa putem avea o privire de ansamblu asupra a ceea ce avem de îndeplinit. Sarcinile mari, consu­ma­­toare de timp, le putem distribui în sarcini mai mici, în aşa fel încât să putem rezolva totul fără stres.

Renunţarea la „mâncătorii de timp”, cum ar fi dezorganizarea, amânările, şedinţele sau întâlnirile, comunicarea defectuoasă, situaţiile neprevăzute, reţelele sociale, telefonul mobil. Toate ne solicită timp, ne fac să ne ieşim din ritm, să rămânem cu lucrurile neterminate. De aceea este important să putem simplifica şi elimina din program lucrurile care ne îngreunează activităţile zilnice.

Un management al timpului eficient ne ajută să reducem stresul şi să păstrăm un echilibru între viaţa profesională şi cea personală, să avem timp pentru relaxare, distracţii, concedii, să putem acorda recompense pentru reuşite. Sta­tisticile arată că anual sunt cheltuite miliarde de dolari pentru problemele de sănătate ale salariaţilor cauzate de stres. O mare parte din aceştia acuză simptome fizice şi psihice cauzate de stres, conflicte frec­vente cu cei dragi, probleme de somn, creşterea nivelului de stres în ultimii 5 ani etc.

Există câteva mici trucuri pentru a preveni stresul şi a creşte productivitatea:

» să venim la serviciu odihniţi;
» să luăm un mic dejun sănătos;
» să ne salutăm colegii dimineaţa;
» să zâmbim;
» să nu luăm prânzul la birou, deasupra tastaturii;
» să ieşim din birou în timpul pauzei;
» să ne oferim voluntari;
» să oferim ajutor colegilor noi în procesul de instalare;
» să facem complimente celorlalţi;
» să medităm;
» să ne concentrăm cu ajutorul muzicii.

Câteva sfaturi pentru un management al timpului eficient la birou:

» Închide uşa biroului când ai de rezolvat lucruri importante, te poate ajuta să nu mai fii întrerupt şi să-ţi păstrezi concentrarea;
» Fă curăţenie pe birou – de multe ori biroul este plin de teancuri de hârtii care ne distrag privirea şi nu ne lasă să ne concentrăm. Adoptarea unui stil minimalist ne ajută să ne păstrăm concentrarea asupra lucrurilor importante pe care le avem de îndeplinit, ne inspiră ordine şi claritate în minte;
» Tehnica celor 5 minute – dacă apare o sarcină pe care o poţi rezolva într-un timp foarte scurt, fără a afecta serios ceea ce faci în momentul respectiv, fă-o pe loc şi nu amâna!
» Nu te supraîncărca – generează stres şi anxietate, care duc la ineficienţă. Setează-ţi obiective ambiţioase, dar realiste. Visează şi îndrăzneşte la mai mult!
» Îmbunătăţeşte-ţi abilităţile de lucru la calculator prin învăţarea comenzilor rapide de la tastatură. Te vor ajuta să salvezi timp şi să fii mai productiv.
» Să nu-ţi fie frică să ceri ajutor! Nu uita că atunci când consideri că nu este suficient timp să rezolvi o sarcină sau nu te descurci destul de bine, există întotdeauna cineva dispus să te ajute.
» Recompensarea angajaţilor – fiecare dintre noi îşi doreşte să-i fie recunoscute meritele pentru munca bine făcută. Chiar şi cele mai mici recompense înseamnă inspiraţie şi motivaţie pentru a termina treaba eficient.
» Munca în echipă – la proiectele în care sunt implicate mai multe persoane, încearcă să transmiţi informaţiile importante şi să te asiguri la rândul tău că primeşti informaţiile de care ai nevoie.
» Lucrează chiar dacă nu te priveşte nimeni – se ştie că mulţi angajaţi îşi concentrează efortul doar atunci când sunt priviţi de superiori. Renunţă la acest obicei şi gândeşte-te la ceea ce ţi-ai propus la începutul zilei.
» Fii punctual – nu îţi vei putea organiza eficient timpul dacă pentru tine a ajunge la birou sau la o întâlnire la ora stabilită este o problemă.

În practică, întâlnim tehnici şi metode care ne pot ajuta să ne organizăm eficient timpul:

Metoda Eisenhower – numită după fostul preşedinte american Dwight Eisenhower, este o metodă simplă de triere a activităţilor în funcţie de patru posibilităţi: urgent şi important (sarcini care trebuie duse la îndeplinire imediat), important, dar nu urgent (sarcini care se trec în calendar, dar care pot fi îndeplinite mai târziu), urgent, dar neimportant (sarcini care pot fi delegate) şi nici urgent, nici important (sarcini care pot fi eliminate). Beneficiile acestei metode sunt date de faptul că, triind sarcinile zilnice în mod conştient, ajungi să nu mai lucrezi la ceea ce nu este important pentru tine şi poţi dedica mai mult timp lucrurilor importante, dar nu urgente. „Ceea ce e important e arareori urgent şi ce e urgent e arareori important”, spunea Eisenhower.

Procrastinarea sau amânarea – „Mănâncă o broască vie la prima oră a dimineatii şi nimic rău nu se va mai întâmplă tot restul zilei“ – Mark Twain. Broasca lui Twain este simbolizată aici de cele mai dificile şi mai importante sarcini, pe care dacă le rezolvăm de la primele ore ale zilei putem avea o zi liniştită. Amânarea lucrurilor care pot fi rezolvate duce la sentimente de vinovăţie, că nu am început realizarea activităţii, apoi apare teama că nu vom putea realiza sarcina respectivă, pentru ca, într-un final, să se ajungă la depăşirea termenelor-limită şi stres.

„To Do List” este probabil cea mai simplă metodă de management a timpului. O listă în care ne notăm lucrurile pe care le avem de făcut şi pe care o putem completa de fiecare dată.

Planificând eficient timpul de lucru, ne rămâne timp pentru reîncărcarea bateriilor şi relaxare, timp în care ne putem ocupa de propriile pasiuni şi vise.

Alina Grigoraş, Manager de Resurse Umane în cadrul AVISSO
 

Publicitate și alte recomandări video