OFICIAL | Cât pot ajunge să plătească românii pentru adeverințele necesare la pensie în 2026? Exemplu de calcul pentru 20 de ani de muncă

Arhivele Naționale au aprobat, pentru anul 2026, limitele maxime ale tarifelor care pot fi percepute de operatorii economici autorizați pentru prestarea serviciilor arhivistice, servicii fără de care, în multe situații, dosarele de pensie nu pot fi finalizate. Dispoziția se aplică firmelor private care dețin arhivele fostelor întreprinderi desființate și care eliberează, contra cost, documente privind vechimea în muncă, veniturile realizate, sporurile sau grupele de muncă. Nu toți românii care ies la pensie sunt obligați să plătească pentru adeverințe.

Costurile apar doar pentru persoanele care nu au toate informațiile complete înregistrate în sistemul public de pensii și sunt nevoite să obțină documente suplimentare din arhivele fostelor locuri de muncă. Mai exact, plătesc doar cei care au lucrat înainte de 2001, iar datele despre venituri, sporuri sau grupe de muncă nu se regăsesc integral în evidențele Casei de Pensii. La fel și cei care au lucrat la societăți care au fost radiate, iar arhivele se află la firme private de arhivare. Nu în ultimul rând, trebuie să plătească cei care solicită adeverințe de venit detaliate, necesare pentru recalcularea pensiei sau pentru valorificarea unor sporuri. În schimb, nu trebuie să plătească persoanele ale căror venituri și perioade de muncă sunt deja preluate automat din bazele de date ale Casei Naționale de Pensii Publice, în special pentru anii de după 2001, când raportările au devenit electronice.

•  Citește și: Prețuri uriașe pentru adeverințele de vechime necesare recalculării pensiilor – Ziarul de Iaşi – liderul presei ieşene

Tarifele nu sunt taxe impuse de stat, ci plafoane maxime, stabilite anual de Arhivele Naționale după consultarea operatorilor economici autorizați. Aceste firme sunt obligate să informeze cetățenii cu privire la sumele percepute, iar Arhivele Naționale verifică respectarea limitelor și pot aplica sancțiuni în cazul depășirii acestora, după cum reiese din documentul consultat de „Ziarul de Iași”.

Costul total plătit de un solicitant nu este unul unic, ci rezultă din mai multe componente. Suma finală este alcătuită dintr-un tarif administrativ fix, la care se adaugă tariful de cercetare, calculat pentru perioada efectiv verificată, și tariful de eliberare a documentelor, aplicat doar pentru lunile sau anii care apar în adeverință. La acest total se adaugă TVA, precum și eventualele cheltuieli de transmitere a documentelor prin poștă sau curier.

Tariful administrativ, sporuri permanente și grupa de muncă

Pentru fiecare cerere depusă, operatorii economici pot percepe un tarif administrativ fix de maximum 136 lei, sumă care acoperă primirea și înregistrarea cererii, îndrumarea solicitantului, efectuarea conexărilor interne, cercetarea instrumentelor de lucru, calculul costurilor, întocmirea înștiințării de plată și soluționarea cererii. Acest tarif se plătește indiferent de perioada cercetată. În cazul solicitării unei adeverințe din care să rezulte sporurile cu caracter permanent, tariful pentru cercetarea documentelor este de maximum 85 de lei pentru fiecare an verificat. După finalizarea cercetării, eliberarea adeverinței se taxează separat, cu maximum 19 lei pentru fiecare an trecut în document.

•  Citește și: Capcana adeverințelor de vechime: interpretarea greșită poate reduce pensia. Sfaturi de la un expert în arhivare din Iași – Ziarul de Iaşi – liderul presei ieşene

Pentru dovedirea încadrării în grupa de muncă, operatorii pot percepe un tarif de cercetare de maximum 60 de lei pentru fiecare an analizat, iar eliberarea adeverinței se face contra sumei de maximum 15 lei pentru fiecare an înscris.

Adeverințe de venit: cele mai costisitoare documente

Cea mai complexă și, implicit, cea mai costisitoare operațiune este întocmirea adeverințelor din care rezultă veniturile brute lunare realizate, defalcate pe salarii, sporuri, prime, acorduri globale, alte componente salariale sau venituri zilnice. Cercetarea presupune inclusiv verificarea documentelor care confirmă plata contribuțiilor la asigurările sociale sau, în unele cazuri, reconstituirea carnetului de muncă.

Pentru aceste situații, tariful de cercetare este de maximum 155 lei pentru fiecare an, în cazul unei perioade cuprinse între 1 și 5 ani. Dacă perioada cercetată depășește 5 ani, primii 5 ani se taxează cu 155 lei/an, iar din al șaselea an începând, tariful scade la maximum 136 lei pentru fiecare an. Eliberarea adeverinței de venit se taxează separat. Pentru perioade între 1 și 5 ani, tariful maxim este de 40 lei pentru fiecare an înscris, iar pentru perioade mai mari de 5 ani, tariful scade la 30 lei pentru fiecare an.

Cât se plătește pentru o diplomă de școlarizare și alte documente?

În situația în care solicitantul cere eliberarea unui document original aflat în arhivă – precum carnetul de muncă, diplome de școlarizare sau acte de stare civilă – operatorii pot percepe un tarif de maximum 136 lei pentru fiecare document. Pentru copii sau extrase din documente, cercetarea se taxează cu maximum 15 lei pentru fiecare pagină, iar eliberarea efectivă a copiei cu maximum 6 lei pentru fiecare pagină.

Dispoziția prevede că informațiile necesare întocmirii adeverințelor pot fi extrase și din alte documente justificative, precum fluturași de salariu, fișe de evidență a retribuțiilor, registre sau foi de calcul, cu condiția ca acestea să confirme veniturile realizate și existența contribuțiilor la asigurările sociale de stat.

Tarifele stabilite nu includ TVA, care se aplică la suma totală. De asemenea, nu sunt incluse cheltuielile de transmitere a documentelor. Arhivele Naționale arată că instituția nu stabilește cheltuielile indirecte și profitul operatorilor economici, însă aceștia nu pot depăși limitele maxime aprobate. În același timp, firmele de arhivare au posibilitatea de a-și stabili propriile criterii de scutire de taxe pentru cazuri sociale, măsură care nu este însă obligatorie.

Pentru persoanele care se pregătesc să își depună dosarul de pensie, aceste tarife înseamnă că fiecare an de muncă verificat se plătește separat, iar suma finală poate ajunge la câteva sute sau chiar mii de lei, în funcție de perioada cercetată și de tipul documentelor solicitate. Limitele sunt însă clare, publice și verificate de Arhivele Naționale, iar orice depășire a acestora este sancționabilă.

Exemplu concret: cât poate plăti o persoană pentru 20 de ani de muncă verificați

Pentru a înțelege mai ușor ce înseamnă aceste tarife în practică, „Ziarul de Iași” prezintă exemplul unei persoane care solicită, în 2026, o adeverință de venit pentru o perioadă de 20 de ani de muncă, necesară la dosarul de pensie.

• Citește și: Noutăți din lege – Pensionarii trebuie să scoată mai mulți bani din buzunar pentru recalculare. Cât costă o adeverință de venit în 2025? – Ziarul de Iaşi – liderul presei ieşene

În primul rând, se aplică tariful administrativ fix, în valoare de 136 de lei, perceput pentru fiecare cerere. Urmează tariful de cercetare a documentelor. Pentru primii 5 ani, operatorul economic poate percepe 155 de lei pentru fiecare an, ceea ce înseamnă 775 de lei. Pentru următorii 15 ani, tariful scade la 136 de lei pe an, rezultând o sumă de 2.040 de lei. Astfel, doar cercetarea documentelor ajunge la 2.815 lei. După finalizarea cercetării, se percepe și tariful de eliberare a adeverinței de venit, care, pentru perioade mai mari de 5 ani, este de 30 de lei pentru fiecare an înscris. Pentru 20 de ani, acest cost ajunge la 600 de lei. În total, fără TVA și fără eventualele cheltuieli de transmitere a documentelor prin poștă sau curier, suma ajunge la 3.551 de lei.

Trebuie precizat faptul că este o valoare orientativă, calculată la nivelul maxim al tarifelor aprobate, suma finală putând fi mai mică, în funcție de operatorul economic, de documentele disponibile și de eventualele scutiri acordate în cazuri sociale.

Publicitate și alte recomandări video