VIAŢA DE ASOCIAŢIE – DIGITALIZAREA ÎN MANAGEMENTUL ASOCIAŢIEI DE PROPRIETARI (IV)

Prin urmare, se impune, la o viitoare  modificare a legii, să se ia în calcul realitatea, de necontestat, privind folosirea pe scară largă, a mijloacelor electronice în munca de asociaţie. Dacă Ministerul de Finanţe permite ţinerea evidenţelor financiar contabile în format digital, cu atât mai mult şi alte evidenţe ale asociaţiei pot şi trebuie gestionate cu tehnică informatică.

În ce priveşte necesarul de aparatură, alături de calculator, programe informatice, imprimantă şi un telefon mobil este util a se procura şi o cameră video, cu atât mai mult cu cât numeroasele activităţi administrativ-organizatorice sunt greu de gestionat în formatul „pe hârtie”. Vă prezentăm, în continuare, pe teme, modul în care digitalizarea poate să devină realitate şi în ce priveşte activităţile asociaţiei:

Evidenţa documentelor – clasicul registru de intrare-ieşire se poate înlocui, foarte uşor, cu o evidenţă ţinută pe calculator, cu aceleaşi rubrici şi conţinut ca şi cel pe hârtie. Pentru aceasta, sunt numeroase programe gratuite care pot fi descărcate în calculator. De asemenea, se poate folosi şi o pagină în Excel completată în formatul registrului de intrare-ieşire. Avantajul registrului electronic este dat de faptul că informaţiile conţinute se pot arhiva pe perioade foarte lungi. Documentele primite pe E-mail se pot stoca în fişiere bine ordonate, iar cele pe suport de hârtie se vor scana şi aşeza împreună cu toate celelalte.

Ţinerea şedinţelor – la orice asociaţie au loc, conform legii, două categorii de activităţi decizionale: adunările generale (ordinare şi extraordinare) şi şedinţele de comitet executiv. În ambele cazuri, oricât de îndemânatic şi bine intenţionat este cel care  întocmeşte procesul verbal nu va reuşi niciodată să redea cu maximum de fidelitate cele petrecute în cadrul adunării generale sau/şi şedinţei  de comitet executiv. Nu este vina celui care redactează procesul verbal, întrucât, în cazul în care se suprapun intervenţiile, se vorbeşte prea încet, nu se înţelege ce se doreşte a se spune, în momente tensionate, acest document nu poate reflecta realitatea în deplinătatea ei.

Folosirea, cu acordul participanţilor, a unei camere video elimină orice suspiciune şi nelămurire. Înregistrarea digitală a evenimentelor petrecute la adunarea generală sau şedinţa de comitet executiv se va arhiva şi consulta, în forma sa originală, oricând şi de către orice persoană îndreptăţită să aibă acces la acele imagini. 

Comunicarea  –  indiferent dacă se realizează între membri asociaţiei, între aceştia şi reprezentanţii ei, între asociaţie şi terţe persoane, este mai mult decât necesar, să se folosească mijloacele sigure de comunicare stocare şi arhivare.

Există o diversitate de instrumente utile, precum: adresa de email, telefonul, platforma whatsapp, pagina pe Facebook şi alte asemenea. Pentru şedinţe online se pot folosi platforme gratuite cu acces la calculatorul şi/sau telefonul membrilor (de pildă Zoom). Foarte important este ca toate aceste instrumente de comunicare să fie înregistrate pe numele asociaţiei şi nu ca domenii aparţinând unor persoane fizice, indiferent de funcţia deţinută în asociaţie.

O chestiune deosebit de importantă se referă la faptul că în orice asociaţie există proprietari care nu folosesc mijloace electronice sau care utilizează telefonul doar pentru convorbiri. Până când toţi membri asociaţiei vor utiliza mijloacele electronice, conducerea este obligată să găsească alternative care să asigure acces egal la informaţie, în ambele sensuri, către şi de la proprietari, fără nici o discriminare. Cu titlu de exemplu, sugerăm câteva metode care permit efectuarea de operaţiuni alternative la cele digitale: plata întreţinerii la punctele Pay Point, informarea proprietarilor în cauză prin intermediul avizierului sau a corespondenţei directe (pe suport de hârtie).

Important este ca toţi membri asociaţiei să beneficieze de informaţiile comunicate, indiferent de modul lor de transmitere, electronic sau pe alte căi. În plus, trebuie să se asigure şi dreptul proprietarilor de a-şi exprima punctul lor de vedere, pe orice format (electronic sau pe hârtie), la care, conducerea asociaţiei trebuie să ofere un răspuns. 

Dosarele asociaţiei – pentru fiecare categorie de preocupări se întocmeşte un dosar special dedicat. Aceste dosare care privesc domenii precum protecţia muncii, P.S.I., resurse umane, inventar, situaţii de lucrări pot fi ţinute şi în varianta electronică, alături de cele care, prin lege, trebuie să fie întocmite şi pe suport de hârtie.

Ţinerea şi arhivarea evidenţelor în calculator asigură ordine, acces rapid la documente, siguranţa păstrării în forma lor originală, şi pe durată nedeterminată, atuuri de neegalat în comparaţie cu evidenţele clasice.

Arhivarea – este important ca o versiune a documentelor în format electronic să fie arhivate şi suporturi externe ca de pildă: hard extern, arhivă electronică pusă la dispoziţie de un furnizor în domeniu, în cloud şi alte forme pentru a elimina riscul de pierderi în cazul defectării/virusării calculatorului. Unele firme care oferă programe de calculator pentru asociaţii, arhivează, chiar ele, contra unor sume minime, conţinutul la zi, creat la nivel de asociaţie.

În modul descris mai sus, asociaţia poate ţine pas cu vremurile şi la capitolul digitalizare, fapt care conferă numeroase beneficii, deloc neglijabile, utilizatorilor, proprietarilor precum şi celorlalte categorii care locuiesc într-un condominiu. (Marius Gheorghiu)

Cei care doresc detalii şi sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondenţă, la: Adresa poştală: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iaşi – E-mail: redactie@ziaruldeiasi.ro; claudiu.raus@ziaruldeiasi.ro

Publicitate și alte recomandări video