VIAȚA DE ASOCIAȚIE: DIGITALIZAREA ÎN MANAGEMENTUL ASOCIAȚIEI DE PROPRIETARI (V)

Parcursul facturilor – furnizorii trebuie îndemnați să renunțe la corespondența poștală. Folosirea e-mailului este mai mult decât binevenită. Toate facturile se expediază pe cale electronică și se stochează, în calculator, într-un fișier ordonat pe lunile anului. Plata acestora se face, tot în format electronic, cu ajutorul programului pus la dispoziție de către bancă, contra unei suportabile taxe lunare. Această manieră de lucru conferă siguranță operațiunilor, calitate procesului de înregistrare și achitare a facturilor, transparență în relația cu proprietarii.

Plățile ocazionale – în activitatea asociației, necesitatea unor bunuri și nevoia de servicii ocazionale constituie preocupări curente, în cazuri precum: deratizarea, micile reparații, cumpărarea de detergent, mopuri, spray-uri, lacăte, becuri și multe altele. Pentru a achita bunurile și serviciile achiziționate, asociația poate solicita băncii emiterea unui card personalizat pe numele președintelui/administratorului. Ca urmare, plata se face electronic, operațiune evidențiată în extrasele de cont emise asociației. Recomandăm să se evite, pe cât posibil, cumpărăturile cu plata în numerar/cash. În puținele cazuri când  plata se face în numerar, bonul de cumpărături se va scana și se va salva în calculator, întocmai ca și facturile.
Plățile ocazionale se înscriu, sub aspectul cuantumului lor, în diverse limite/plafoane, de la cheltuieli de mică sau medie valoare până la investiții costisitoare. Este de competența adunării generale să stabilească până la ce nivel se pot face cheltuieli numai cu aprobarea comitetului executiv, urmând ca toate celelalte să fie decise, în prealabil alocării lor, de către acest for. Iată câteva exemple de investiții majore: schimbarea membranei de pe terasa condominiului, curățenia (văruit, efectuat reparații) în spațiile comune, modernizarea rețelei electrice, instalarea de panouri solare, anveloparea și altele. 
În cazul serviciilor de mică valoare, în limita plafonului stabilit de adunarea generală în competența comitetului executiv, a președintelui sau administratorului, plățile se vor realiza în mod direct, fără a mai fi necesare și alte aprobări. 
Dacă vorbim de investiții și lucrări asimilate lor, ca valoare și volum de lucru, este obligatorie convocarea adunării generale, singura care decide cu privire la necesitatea/oportunitatea lucrărilor propuse, la modul de selecție a furnizorului, a plafonului financiar și formei de plată. Orice abatere de la această procedură cade în sarcina și răspunderea, inclusiv materială, a președintelui și după caz, a tuturor celorlalte funcții implicate (administrator, contabil, cenzor).

Întocmirea listei de plată – în prezent, soluția ideală pentru întocmirea listei de plată este folosirea, la nivel de asociație, a unui program de specialitate, care, pe baza datelor introduse, redactează, lunar, acest document. Tipurile de date introduse în program privesc criteriile de calcul (pe număr de persoane, pe suprafața spațiului deținut, seria contoarelor de apă, etc.), cheltuielile efectuate într-o lună și natura acestora precum și alți parametri, specifici fiecărui condominiu și program. De pildă, din ce în ce mai multe asociații montează apometre cu citire radio și performanțe tehnice ridicate, fapt ce permite înregistrarea consumului la aceeași dată, transmiterea indecșilor în programul electronic și evidențierea lor, fără efort uman. Acest lucru este apreciat și de proprietari întrucât se clarifică problema așa ziselor pierderi de apă, iar titularii lor nu mai sunt nevoiți să facă citiri lunare pentru a le comunica administratorului.

Aducerea la cunoștința proprietarilor se face în felul următor:
● se afișează lista de plată a întreținerii la avizier
● în același timp, în baza listei de plată, programul electronic, întocmește Note de plată individuale adresate fiecărui proprietar, Note, care conțin toate informațiile lămuritoare privind suma datorată și justificarea ei
● Notele de plată individuale se vor expedia prin intermediul adresei de E-mail a asociației către toți cei care folosesc acest mijloc de comunicare, iar în cazul proprietarilor care nu utilizează mijloace electronice, se vor depune la cutia poștală a acestora, astfel încât să nu existe nici un proprietar care să nu ia la cunoștință acest document
Odată înștiințați toți proprietarii, cu privire la obligațiile lor de plată, inclusiv cei care locuiesc la alte adrese din țară sau străinătate, se trece la pasul următor, încasarea debitelor.

Plata întreținerii se va face astfel:
● prin transfer bancar pentru cei care dețin conturi și folosesc mijloace electronice (laptop, telefon, tabletă)
● prin plata la puncte Pay Point de către cei care nu utilizează mijloace electronice. În majoritatea cazurilor, Nota de plată individuală conține un cod de bare care permite plata întreținerii, pe baza acesteia.
În cazul marilor asociații se poate solicita instalarea de aparatură electronică care să permită încasarea banilor iar în cazul asociațiilor mici se va apela la serviciile firmei care gestionează programul de calculator. Avantajul în acest caz este că firmele în cauză stochează și ele o copie a tot ce s-a întocmit pe calculator pentru a evita pierderile. De altfel, am recomandat ca și asociațiile să arhiveze datele de pe calculator pe un suport extern (hard) ca să se evite pierderea datelor.         

Pentru mai multe informații ne puteți contacta la tel.: 0745079523 
Marius Gheorghiu
Cei care doresc detalii și sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondență, la: 
Adresa poștală: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iași
E-mail: redactie@ziaruldeiasi.ro; claudiu.raus@ziaruldeiasi.ro

Publicitate și alte recomandări video