VIAȚA DE ASOCIAȚIE – Răspundem întrebărilor cititorilor. Ce informații putem cere de la asociația de proproetari? Putem solicita date despre vecini? (23)

Întrebare pusă de conducerea unei asociații de proprietari: „Soțul unei proprietare de imobil solicită foarte multe documente ale asociației pentru verificare, invocând dreptul de a fi informat ca membru al asociației. Menționez ca, pe lângă listele de plată afișate lunar, la avizier se afișează, detaliate, toate informațiile posibile, precum facturi, număr, data, mod de calcul etc. Mai mult, fiecare proprietar primește, lunar, în cutia poștală, un fluturaș cu aceleași informații detaliate, aferente apartamentului respectiv. Persoana în cauză dorește să verifice dosarele asociației în totalitate, pe mai multe luni din urmă, inclusiv contracte, state de salarii etc. Informațiile pe care le dorește nu se referă doar la imobilul sau, ci și la ceilalți vecini. Este obligata asociația de proprietari să permită acest gen de verificări prin punerea la dispoziție a dosarelor contabile unei astfel de persoane? Este legală solicitarea persoanei în cauză? Ce poate face asociația în acest caz?”

Am redat, în integralitate, întrebarea cititorului nostru, dat fiindcă acest subiect este des întâlnit în viața de asociație și trebuie lămurită sub mai multe aspecte.

Pornim de la legea nr. 196/2018 care ne spune, în art. 28(1) că „Proprietarii din condominiu au dreptul să fie informați în legătură cu toate aspectele ce privesc activitatea asociației, să solicite în scris și să primească copii după orice document al acesteia. Proprietarii care solicită copii după documentele asociației de proprietari vor suporta costul de multiplicare a acestora.” Toate bune și frumoase până aici, dar această prevedere a fost inclusă în lege anterior apariției Legii nr. 190/2018 (la o zi după votul dat Legii nr. 196/2018) privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) care pune în aplicare două directive ale Uniunii Europene.

Așadar, ne aflăm în fața a două situații, complet diferite, care reglementează aceeași problemă. În consecință, problemele trebuie rezolvate astfel încât să se aplice ambele prevederi, fie și parțial, în interesul proprietarilor.

Prevederile care au ca obiect datele personale sunt obligatorii și nu pot fi încălcate, sub nici o formă.

Vezi AICI articolele anterioare din secțiunea VIAȚA DE ASOCIAȚIE

Care sunt recomandările noastre cu privire la acest subiect, în condițiile în care nu există nici o altă prevedere legală care să completeze sau să lămurească procedura în acest caz.

În primul rând considerăm necesar ca asociația să formuleze un document de accept pe care să-l distribuie la toți proprietarii, spre semnare, indiferent dacă sunt sau nu membri ai asociației, act ce conține acceptul acestora de li se folosi unele date personale și în ce condiții.

Trecând peste divergențele cu privire la tipul de date pe care asociația le poate deține, considerăm necesare următoarele informații: datele de pe actul de identitate, în special pentru completarea cărții de imobil, datele din actul de proprietate cu privire la numele proprietarilor, suprafața spațiului individual și eventual alte detalii tehnice privind acest spațiu, date de contact, un număr de telefon, adresa de E-mail (pentru situații de urgență și de informare/dialog).

Orice alte date, gen detalii privind tranzacția prin care a fost obținut spațiul individual nu sunt de competența asociației și ca urmare nu este corect, în opinia noastră de a se solicita actul de proprietate, în integralitatea lui. În fapt, interesează datele de pe prima pagină și nimic mai mult.

Datele în cauză, este indicat, să fie puse la dispoziție, sub semnătură, de proprietar, pe un formular redactat de asociație și confirmate de președinte/administrator ca fiind reale. În același act se va trece și numărul de persoane care vor locui (în cazul apartamentelor) la dresa respectivă, ori numărul de salariați, dacă este vorba de o activitate a unei persoane juridice. În acest ultim caz, este bine, să se știe, de la început, dacă activitatea persoanei juridice presupune relații cu publicul sau nu. Odată lămurite aceste lucruri asociația va beneficia de toate datele necesare ei în activitatea pe care o desfășoară.

Urmăriți canalul „Ziarul de Iași” pe WhatsApp. Cele mai importante știri ale zilei sunt disponibile aici

Referitor la cererea unor proprietari care doresc informații conținute în actele asociației, lucrurile sunt foarte clare. Orice date/informații care se referă la proprietari nu pot fi divulgate, sub nici o formă, cu excepția cazurilor în care autorități publice competente (gen poliție, parchet, instanță de judecată) le solicită în mod oficial.

Orice alte entități publice sau private nu pot avea acces la datele personale ale unui proprietar, altfel decât apelând la cel în cauză ca să răspundă solicitării. În nici un caz asociația nu este îndreptățită să facă acest lucru.

Pentru toate celelalte date/informații pe care le deține asociația, proprietarii le pot solicita, în scris, iar pentru cele deja puse la dispoziție prin afișare sau comunicare se poate face trimitere la ele pentru lectură și copiere de imagine.

Precizăm că în cazul încălcării regimului de date personale (GDPR) amenzile pe care autoritățile desemnate le pot aplica sub suficient de mari ca să descurajeze orice abatere cu sau fără intenție.

Marius GHEORGHIU

CONTACT – Email: redactie@ziaruldeiasi.ro, Telefon: 0745079523

Publicitate și alte recomandări video