Digitalizarea în managementul asociaţiei de proprietari ( II )

A. Organizarea evidenţei – pentru o deplină eficienţă a modului de introducere, stocare şi utilizare a informaţiilor din calculator este nevoie, de la început, să se asigure o bună organizare a acestora pe categorii şi subcategorii în „foldere şi fişiere”, aşezate în ordine alfabetică şi cronologică. Iată câteva exemple de categorii de informaţii: furnizori, bancă, proprietari, activitate organizatorică, financiar-contabilitate, inventar, protecţia muncii, p.s.i., programe IT folosite, etc.
Fiecare categorie conţine subcategorii cu subiecte punctuale precum: extrase de cont, facturi, chitanţe, citiri apometre, fondurile asociaţiei, corespondenţă, statutul, regulamentul condominiului, acordul de asociere, hotărâri şi decizii, înregistrări video-audio, fişe de protecţia muncii, planul de evacuare în caz de incendii şi calamităţi, fişa postului, etc.
O importanţă deosebită o are agenda internă, sub forma listei, cu toţi cei care asociaţia intră în legătură, în mod constant, sau ocazional şi datele lor de contact: proprietari, furnizori de servicii, persoanele sau firme de intervenţie rapidă (instalatori, electricieni, responsabili ascensor şi alte categorii asimilate lor).

B. Ţinerea şi utilizarea evidenţei – se face prin construcţia unei baze de date competitive, respectiv prin introducerea, în calculator, a tuturor documentelor şi informaţiilor care privesc asociaţia. În cazul în care asociaţiei primeşte sau solicită documente altfel decât pe cale electronică, în mod obligatoriu, acestea se scanează şi se introduc în subgrupa din care fac parte. Ne referim la chitanţe, facturi primite prin poştă, solicitări ale proprietarilor, bonuri fiscale şi altele. 
În ce priveşte personalul desemnat şi modul de lucru pe calculator, se pot folosi mai multe metode: fie se numeşte o persoană unică responsabilă cu introducerea şi gestionarea informaţiilor şi i se asigură şi un înlocuitor pentru a acoperi necesarul în cazul concediului de odihnă, boală, maternitate şi a altor situaţii, fie se stabilesc responsabilităţi pe categorii de activităţi şi funcţii (contabilul introduce şi gestionează domeniul financiar contabil, preşedintele domeniul organizatoric, administratorul toate celelalte categorii de activităţi). Pentru ca lucrurile să fie permanent sub control este necesar ca accesul la calculator să se facă pe bază de parolă şi numai de persoanele autorizate.  

Programe de calculator specializate – din ce în ce mai multe asociaţii folosesc programe specializate care ţin evidenţe precum cele financiar-contabile, de corespondenţă, arhivă şi din alte domenii precum cele referitoare la structura tehnică a condominiului (instalaţii sanitare, electrice).
Utilizarea instrumentelor electronice constituie un ajutor enorm în munca de asociaţie. Ele conferă siguranţă şi precizie în ce priveşte ţinerea şi folosirea datelor, pot fi oricând accesate, sens în care util este să se constituie arhive electronice şi care pot fi puse, la cerere, la dispoziţia organelor de control în forma lor autentică. 
Foarte important este ca baza de date din calculator să fie salvată, sub formă de copii, pe suporturi externe calculatorului gen memorie externă, cloud, dvd-uri, prin aceasta protejând tot ce s-a clădit. În cazul în care calculatorul se defectează, indiferent de motiv (cauze tehnice, este atacat de viruşi, folosirea lui incorectă) va mai exista o copie a bazei de date. Recomandăm ca la deschiderea unor site-uri sau E-mailuri neutilizate până atunci să se manifeste maximum de prudenţă pentru a nu contamina calculatorul cu viruşi periculoşi. De aceea, instalarea unui antivirus este obligatorie.

Cunoştinţele de specialitate – pentru a utiliza tehnica informatică, se pot folosi diverse metode, important fiind ca cel care se ocupă de încărcarea şi gestionarea datelor să fie un salariat de bună credinţă şi conştiincios. Orice eroare la introducerea şi folosirea datelor poate conduce la consecinţe, uneori, greu de reparat. Ideal este ca administratorul să se instruiască în a folosi tehnica IT la un nivel mediu, fie prin cursuri (online) fie ca autodidact.

Avantajele operaţiunilor asistate de calculator: 

A. Economia de timp şi fonduri – permite folosirea timpului câştigat, de către conducere şi personalul angajat, pentru rezolvarea multor altor probleme de competenţa asociaţiei, ca de pildă a celor referitoare la starea tehnică a condominiului, relaţia cu proprietarii şi altele. 
B. Calitatea operaţiunilor efectuate – prin eliminarea inerentelor erori care se pot găsi în evidenţele ţinute manual şi permite un acces rapid la orice fel de informaţii
Dotări opţionale – lista poate cuprinde şi alte dotări gen: contoare individuale de apă cu citire radio, interfon, camere de supraveghere, repartitoare, panouri solare, sisteme eoliene, centrale proprii la nivel de condominiu şi altele.
 
Pentru mai multe informaţii ne puteţi contacta la tel.: 0745079523
Marius Gheorghiu
Cei care doresc detalii şi sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondenţă, la: 
Adresa poştală: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iaşi
E-mail: redactie@ziaruldeiasi.ro; claudiu.raus@ziaruldeiasi.ro