Ca definitie bugetul este o exprimare in masuri monetare a tuturor operatiunilor care se desfasoara intr-o organizatie. Bugetarea este procesul de previzionare si planificare a tuturor acestor operatiuni si fluxuri de numerar iar executia bugetara reprezinta evaluarea ulterioara a ceea ce s-a realizat efectiv fata de ceea ce a fost previzionat.

Din perspectiva managementului unei organizatii bugetul este un instrument care se afla la indemina directorului unei organizatii. Ca orice instrument sau unealta bugetul trebuie folosit corect pentru a realiza lucrul pentru care a fost conceput. Din pacate, in practica de management, de foarte multe ori fie nu se foloseste instrumentul corect, fie instrumentul nu este folosit la adevarata capacitate. Efectul, daca se intimpla prima alternativa, este similar cu rezultatul incercarii de a folosi un instrument nepotrivit pentru o anumita operatiune. E ca si cum am incerca sa crosetam cu lingura sau sa tundem gazonul cu foarfeca. A doua situatie, cea a subutilizarii unui instrument, este ca si cum am folosi un smart phone doar pentru a trimite mesaje text fara a utiliza la capacitate maxima facilitatile telefonului.

Pentru a intelege ce fel de instrument este bugetarea ar trebui sa intelegem in primul rind ce nu este si la ce nu poate fi folosit. Bugetul nu este un instrument de cash flow ci doar de previzionare a fluxurilor viitoare de numerar necesare, nu este un instrument de motivare a managementului chiar daca existenta lui ofera un confort si o certitudine sporita, nu este  un instrument de  penalizare chiar daca poate face evidenta neperformantei managemenului si nu este nici macar un instrument care creste nemijlocit profitul firmei ci doar ajuta la previzionarea si evaluarea mai corecta a acestuia.

Bugetul este instrumentul care leaga, prin executia bugetara, strategia firmei de rezultatele concrete obtinute in implementarea acestei strategii. Pentru ca acest instrument sa-l folosim la capacitate maxima trebuie ca inainte sa trecem la bugetarea unei afaceri sa avem o strategie. Bugetul reprezinta maparea, punerea intr-un limbaj comun acceptat a acelei strategii. Este foarte important ca ipotezele care au stat la baza strategiei sa fie anexate bugetului ca o agenda care explica de unde au rezultat sumele trecute acolo. Acest lucru insa nu este suficient pentru a avea un buget functional. Fara o executie bugetara judicioasa si periodica bugetul nu este decit un smart phone de pe care trimitem un mesaj text fara a folosi celelate functionalitati. Celelalte functionalitati ale bugetului, in afara maparii strategiei, sint: un limbaj comun pentru intelegerea sanatatii unui model de afacere sau a unei organizatii, un tabel de analiza structurat, o baza de fundamentare a deciziei, o modalitate de aliniere a obiectivelor managerilor unei organizatii, o oglinda care ofera o imagine prezenta sau viitoare a felului in care arata organizatia. Datorita complexitatii instrumentului, daca il utilizati pentru prima data, este foarte important sa aveti  un specialist linga dumneavoastra care sa va explice toate functionalitatile.

Utilizarea corecta a bugetului si a executiei bugetare va duce la reducerea riscurilor, o predictibilitate crescuta a rezultatelor, o imagine structurata asupra rezultatelor organizatiei, la o directie strategica clara si o implementare coerenta. El poate fi folosit atit de catre investitori sau finantatori pentru evaluarea oportunitatii unei investitii, cit si de managementul unei organizatii pentru controlul rezultatelor si o redistribuire echitabila a resurselor si plusvalorii adusa de o afacere.