Digitalizarea în managementul asociaţiei de proprietari (III). Azi, despre organizarea asociaţiei cu ajutorul calculatorului

În acest articol ne ocupăm de parcursul documentelor cu caracter financiar, urmând ca în cel următor să ne dedicăm activităţii organizatoric-administrative sub aspect digital.

Am grupat, cele ce urmează, pe categorii, în funcţie de statutul părţilor implicate în viaţa de asociaţie.

Relaţia cu furnizorii – diferă în funcţie de categoria din care fac parte şi natura juridică a relaţiei cu aceştia:

● furnizorii de servicii „vitale” – apă/canalizare, energie electrică/termică, gaz, salubritate;

● furnizori „specifici” în funcţie de cerinţele la nivel de condominiu ori de cele stabilite de adunarea generală – lift, interfon, citirea radio a apometrelor, servicii externe de contabilitate, camere de supraveghere, telefon, Internet şi altele;

● furnizori „ocazionali” – în cazul unor investiţii/reparaţii, deratizare, cumpărare de bunuri necesare asociaţiei, etc.

Procedura internă are ca punct de plecare solicitarea adresată furnizorilor de a emite facturi electronice care să fie expediate pe adresa de E-mail a asociaţiei de proprietari. Odată primite, facturile sunt stocate în calculator într-un folder (spaţiu) anume destinat şi împărţit pe luni. În cazul în care, din diverse motive, se comunică asociaţiei o factură pe suport de hârtie, atunci acest document va fi scanat şi aşezat alături de cele primite pe cale electronică.

Aceeaşi procedură (scanare) se aplică şi bonurilor fiscale emise în diverse situaţii.

Plata serviciilor/bunurilor se face, într-o lume digitalizată prin următoarele metode:

● prin transfer bancar în cazul facturilor comunicate asociaţiei, până la termenele de plată înscrise în acestea

● cu cardul în cazul operaţiunilor cu plată imediată şi nicidecum în numerar; cardul trebuie emis pe adresa asociaţiei

În majoritatea cazurilor relaţia cu furnizorii are, ca temei juridic, un contract, în baza căreia asociaţia este protejată în situaţiile în care i se livrează servicii/bunuri necorespunzătoare din punct de vedere calitativ.

Relaţia cu plătitorii de chirii şi alte venituri în beneficiul asociaţiei – în situaţia în care o asociaţie are o relaţie comercială cu un solicitant (întotdeauna pe bază de contract), în urma căreia trebuie să încaseze o anumită sumă, periodic sau ocazional, aceasta va emite o factură electronică, prin programul de contabilitate, pe care o expediază, prin E-mailul asociaţiei, destinatarului. Acesta va achita, prin bancă, suma datorată.

Contabilitatea asociaţiei – după înregistrarea în asociaţie a actelor, ele sunt procesate prin programul informatic de contabilitate. În prezent, sunt numeroase oferte de programe electronice care acoperă întreg necesarul de operaţiuni contabile, inclusiv emiterea de facturi. Recomandăm ca activitatea financiar-contabilă să cadă în sarcina unei firme specializate care-şi asumă, integral, responsabilitatea pentru tot ceea ce face în domeniul său de competenţă. În plus, unele programe de contabilitate permit accesul de pe calculator/telefon la conţinutul rubricilor ce indică toate operaţiunile făcute (intrări facturi, mod de calcul, consumuri, etc.) oferind o totală transparenţă procesului de lucru şi justificarea fiecărei cheltuieli.

Relaţia cu proprietarii – asociaţia afişează, la loc vizibil, lista de plată lunară. Prin programul de contabilitate se emite o notă individuală care conţine datele şi modul de calcul a obligaţiei de plată pentru fiecare proprietar, în parte. Nota se comunică prin E-mailul asociaţiei fiecărui proprietar. Celor care nu au o adresă de E-mail li se va preda nota fie în direct, fie prin intermediul cutiei poştale. Precizăm că unele programe de contabilitate înscriu în nota individuală şi un cod de bare personalizat pentru fiecare proprietar ca să permită o mai rapidă şi comodă plată a întreţinerii lunare.

Plata întreţinerii se face fie prin transfer bancar, fie la un punct de tip „Pay Point”, pe baza codului de bare din nota de plată. Banii achitaţi la punctul „Pay Point” vor fi transferaţi de către firma care gestionează platforma electronică de administrare în contul asociaţiei de proprietari.

Relaţia cu banca – majoritatea băncilor oferă clienţilor acestora pachete de servicii electronice care permit, în mod practic, toate operaţiunile care intervin între furnizori şi beneficiari. Achiziţia unui pachet bancar se face contra unei taxe lunare, am spune modice ca valoare, dar care are efecte benefice părţilor implicate: siguranţa operaţiunilor, transparenţă şi claritate totală în efectuarea acestora. În plus, extrasele de cont, emise de bancă după fiecare operaţiune, încasare sau plată, permit o înregistrare ordonată a operaţiunilor financiare şi ajută la întocmirea unor evidenţe contabile conform legii.

Dacă cele de mai sus par a fi operaţiuni dificile, vă garantăm că este vorba numai de o aparenţă. O firmă specializată de contabilitate, cu un program adecvat, este un câştig imens pentru asociaţie, sub toate aspectele: se reduce timpul de lucru la câteva ore pe lună (chiar da), se gestionează, cu maxim de corectitudine, activitatea financiar-contabilă, se asigură o transparenţă de 100% în relaţia cu proprietarii, se elimină importante cantităţi de hârtie şi consumabile. Dacă nici aceste argumente nu sunt suficiente vă sugerăm să contactaţi persoane care cunosc şi aplică aceste metode de lucru.

Pentru mai multe informaţii ne puteţi contacta la tel.: 0745079523

Marius Gheorghiu

Cei care doresc detalii şi sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondenţă, la:

Adresa poştală: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iaşi

E-mail: redactie@ziaruldeiasi.ro; claudiu.raus@ziaruldeiasi.ro