Palatul de Justiţie intră în era digitalizării: dosare electronice, videoconferinţe, programări online

Dosarul electronic, realizat în colaborare cu Parchetul de pe lângă Curtea de Apel, programări online pentru studierea dosarelor din arhivă, formulare de eliberare a documentelor care pot fi solicitate on-line şi audierea deţinuţilor în sistem de videoconferinţă, sunt proiectele la care IT-iştii din Palatul de Justiţie au lucrat de la începutul pandemiei. “Pandemia ne-a făcut să ne gândim la digitalizare, era acea problemă cu numărul de oameni mare, câţi pătrund în instanţe, cum pătrund, instanţele sunt instituţii care sunt accesate, ăsta e specificul nostru ca instanţă de judecată", spune judecător Diana Micu Cheptene, preşedintele Curţii de Apel Iaşi.

Dosarul electronic

Dosarul electronic presupune că toate documentele din timpul urmăririi penale realizate de procurorii de la parchete sunt încărcate în sistemul electronic şi pot fi accesate cu uşurinţă de persoanele implicate, dar şi de magistraţii Judecătoriei, Tribunalului sau de cei ai Curţii de Apel. Mai clar spus, dosarul unei persoane care e suspectată că a săvârşit o infracţiune ajunge mai repede la magistraţii care vor condamna sau vor achita acea persoană. Astfel, şi durata proceselor poate fi scurtată, dar şi munca magistraţilor este facilitată.

“Cei din exterior se pot întreba ce este atât de savant în această ecuaţie? Păi este savant, pentru că noi preluăm nişte informaţie, deja în variantă electronică, şi o ţinem şi securizată. Până acum ne aduceau dosarele pe hârtie. Angajaţii noştri desfăceau toate volumele, pentru că nu poţi să scanezi dosarele legate. Şi scanezi filă cu filă, introduci în baza de date. Eu nu cred că în România, la nivelul unei ramuri bugetare există atâta muncă în spate pentru a furniza informaţii cetăţenilor. Când, de exemplu, un grefier face o hârtie, o încheiere, scrie o pagină, ei bine, aia e partea cea mai puţină din munca lui. Acel document trebuie să intre într-un program intern pe care-l avem la nivel naţional, Ecris se numeşte, trebuie să-l introducă în diverse ferestre, să facă corelaţii, pentru că totul funcţionează numai dacă fiecare rotiţă din ansamblul ăsta îşi face treaba din programul informatic", susţine preşedinta Curţii de Apel Iaşi

Aplicaţiile IT realizate la Curtea de Apel, sunt folosite şi de celelalte instanţe arondate acesteia, Tribunal şi Judecătorii din Iaşi, Paşcani, Hârlău şi Răducăneni. Iar la momentul bilanţului de activitate pe 2021, sistemul nou introdus şi-a demonstrat necesitatea: peste nouă milioane de fişiere au fost descărcate anut trecut, la cele 11 instanţe.

S-au angajat IT-işti specializaţi în programare

“Măsura este bună pentru public în primul rând, pentru că, dacă vrei să studiezi un dosar în care eşti parte, poţi avea acces la dosarul electronic şi tu, de acasă. În cazul dosarelor penale, vezi şi dosarul de urmărire penală. Probele în baza cărora tu ai fost trimis în judecată, acolo se găsesc. Pentru noi, beneficiul este că oamenii noştri nu mai scanează urmărirea penală. În multe situaţii vorbim de foarte multe volume, cu foarte multe documente. Volumele trebuie desfăcute, scanate, prinse la loc. Şi există avantaje şi pentru cei de la Parchete, pentru că şi la ei se merge cu cereri pentru copii după dosare. În felul acesta, nu mai trebuie să facă copii, pot printa documente din dosarul electronic", susţine şefa Palatului de Justiţie din Iaşi.

Ca să poată realiza acest proiect, în afară de colaborarea cu procurorul general, preşedinta Curţii de Apel Iaşi a făcut un inventar al forţelor proprii din IT. Suţine chiar că schimbarea impusă de pandemie a dus şi la o schimbare în privinţa a ceea ce se aşteaptă de la acest departament. Dacă înainte accentul se punea pe partea de comunicare în reţea, de întreţinere a reţelelor, la ultimele angajări în Palatul de Justiţie au ajuns IT-işti specializaţi pe programare. Stabilitatea din mediul bugetar, plus un pachet salarial la fel de atractiv ca în mediul privat, au făcut ca magistraţii să nu ducă lipsă de candidaţi la concursurile de angajare a informaticienilor.

Programare on-line la studierea dosarelor din arhivă

Un alt mod de a controla câte persoane au acces în incinta clădirilor în care sunt instanţele e programarea on-line pentru studierea dosarelor din arhivă. “Începuse pandemia şi atunci am zis că poate e bine ca ei să aibă posibilitatea, cum e la serviciul de Paşapoarte, să îşi facă o programare. Se selectează o instanţă, ziua dorită pentru studierea dosarului, se introduce numărul dosarului, numele solicitantului, domiciliul şi e-mailul, pentru că sistemul îţi confirmă programarea", explică în continuare Diana Micu Cheptene. Spre surpriza tuturor, chiar şi după ce s-a renunţat la o parte din restricţiile privind distanţarea, programarea on-line continuă să fie un succes, mai ales în rândul avocaţilor din Iaşi. Explicaţia e simplă: dosarul pentru care un avocat depune o cerere de studiere poate fi în circuit, pentru completarea documentelor. Arhivarul vede programarea şi comunică cu departamentele, pentru a afla când va fi disponibil dosarul, iar apoi îl rezervă pentru studiere. În acest fel, avocaţii sunt scutiţi de drumuri inutile la arhivă şi au prioritate în sala de studiu, unde dosarul solicitat îi aşteaptă, gata pregătit.

Solicitare de documente on-line

O altă noutate a Curţii de Apel este formularul prin care persoanele implicate într-un proces pot solicita eliberarea şi comunicarea electronică a copiilor simple, legalizate sau legalizate şi definitive de pe încheieri şi hotărâri judecătoreşti. Noul serviciu de încărcare acte de procedură vine în întâmpinarea justiţiabililor şi a reprezentanţilor acestora facilitând atât trimiterea electronică a documentelor către instanţele de judecată din circumscripţia Curţii de Apel Iaşi, cât şi vizualizarea istoricului de trimitere pentru fiecare instanţă în parte. Serviciul este disponibil la adresa web https://upld.ca-iasi.ro. Iar departamentul de IT a creat şi aplicaţii mobile pentru Curtea de Apel, pentru comunicare web cu instanţa.

Videoconferinţe între magistraţi şi deţinuţi

Multe dintre cererile din dosarele aflate pe rolul instanţelor vin din partea unor persoane aflate deja în regim de detenţie. Înainte de pandemie, se spunea uneori că deţinuţii abuzau de cereri, doar pentru a fi scoşi din penitenciar şi aduşi la instanţă. Distanţarea a dus şi în cazul lor, la modernizare. Atât în penitenciare, cât şi în sălile de judecată, s-au instalat sisteme de comunicare, cu camere video care îşi modifică unghiul, cu microfoane, monitoare. De altfel, la intrarea in clădirile de justiţie, monitoarele indică sala în care se judecă un anumit dosar, iar la intrarea în sala de şedinţe un alt monitor arată ce dosar se judecă în acel moment, ce şedinţă s-a terminat şi ce urmează, aşa cum într-un aeroport putem vedea de la ce poartă de face îmbarcarea.

“Sistemul de videoconferinţe funcţionează la nivel naţional, nu este un proiect local. Nu mai aducem deţinuţii, ne conectăm cu diverse terminale din diverse penitenciare, putem face videconferinţe şi multi-punct, în mai multe penitenciare. Îi vedem pe monitoarele alea mari, ei ne văd aşijderea, avem avocaţi în sală. Eu nu sunt o specialistă pe zona IT şi nu am fost niciodată fan, dar cu situaţia asta cu pandemia şi în încercarea de a mă adapta un pic tinerilor şi digitalizării ăsteia care e peste tot, mi-am zis că trebuie să ne adaptăm", a încheiat pledoaria pentru digitalizarea Justiţiei, preşedinta Curţii de Apel Iaşi.