Digitalizarea în managementul asociaţiei de proprietari. Iată necesarul de aparatură! (I)

În prezent, există numeroase aplicaţii care permit digitalizarea integrală a operaţiunilor, astfel încât, întreaga activitate să capete noi dimensiuni de eficienţă. Operaţiunile de birou se pot fi prelua de sisteme informatice, cu o mare precizie şi corectitudine, ceea ce permite responsabililor asociaţiei să se preocupe de alte aspecte importante ale muncii lor, respectiv, starea tehnică şi igienică a condominiului, relaţia cu proprietarii, cu furnizorii şi modernizarea condominiului.

O recentă statistică indica faptul că majoritatea conducerilor de asociaţii (preşedinţi, comitete executive şi administratori de condominii) este formată din persoane care au peste 50 de ani. Vârsta nu constituie un impediment în modernizarea tehnicilor de lucru dacă există dorinţă şi voinţă pentru a aplica soluţii moderne în managementul asociaţiei.

Pornim de la un caz concret, o asociaţie unde s-a digitalizat, integral, întreaga activitate, fără a fi însă, unicat în materie.

Acest exemplu face dovada, după doi ani de aplicare, că este funcţional şi eficient. Înainte de a trece de la teorie la practică vă recomandăm să apelaţi şi la asistenţa unui profesionist în domeniu.

Pentru ca prezentările noastre să fie utile tuturor categoriilor de utilizatori (cu şi fără cunoştinţe în domeniu) am evitat limbajul pur tehnic şi descrierile mai greu accesibile. Cum să organizăm activitatea, cu ce începem, cum procedăm, sunt întrebări la care vom răspunde în cele ce urmează. Redăm, în continuare, o listă a instrumentelor necesare:

I. Dotarea tehnică – dotarea tehnică este punctul de plecare în modernizarea managementului asociaţiei.

1. Un calculator (clasic sau PC) cu performanţe medii din punct de vedere tehnic

2. O memorie externă pe care se stochează copiile bazei de date din calculator pentru a evita pierderea lor

3. Un stick de memorie pentru transfer de informaţii

4. O cameră video-audio pentru înregistrarea şedinţelor (adunare generală şi comitet executiv)

5. O imprimantă multifuncţională recomandat cu laser şi cu posibilitatea de a scana documente

6. Un telefon mobil cu acces la Internet

7. Camere de supraveghere, după caz

II. Programe şi aplicaţii folosite pentru:

1. Funcţionarea computerului

a. sistemul de operare Windows în variantele 8, 10, 11

b. procesor de texte Microsoft Word, versiunea 2007, 2016, 2019, inclusiv programe de birou Office şi Excel

c. alte instrumente utile gen Total Commander ca manager de fişiere, Acrobat Reader pentru documente PDF

d. antivirus şi alte aplicaţii utile ca de pildă cele care fac compatibil telefonul mobil cu calculatorul şi altele

2. Navigare pe Internet (ex. browserul Chrome)

a. pentru a obţine informaţii

b. mijloace de comunicare online, de pildă E-mail, neapărat pe adresa asociaţiei, pentru relaţia cu toţi cei interesaţi inclusiv proprietarii, Whatsapp (care se poate accesa şi de pe telefon) şi altele. Opţional, asociaţiile mai mari pot avea şi utiliza pagini pe reţele sociale (gen Facebook) şi să aibă un site propriu.

3. Program pentru ţinerea evidenţelor asociaţiei de proprietari, în primul rând cele contabile – oferta de programe este bogată, iar diferenţele dintre ele privesc volumul, natura operaţiilor prelucrate şi preţul de achiziţie. Utilizarea programului presupune învăţarea modului de utilizare. Pentru informaţii de detaliu vă rugăm să ne contactaţi.

Recomandăm ca mijloacele tehnice, programele şi celelalte instrumente folosite să fie înregistrate pe numele asociaţiei şi din surse autorizate, ce asigură termene de garanţie şi acoperă, în majoritatea cazurilor, drepturile de autor.

4. Instrumente bancare

a. Program pentru operaţiuni online – este foarte important ca asociaţia să folosească un program pentru operaţiuni online. Precizăm că aceste programe pot diferi de la o bancă la alta sub aspectul conţinutului lor.

b. Cardul bancar – care elimină, în totalitate, plăţile cu lichidităţi (de tip „cash”). Cardul emis pe numele asociaţiei poate avea un caracter general (fiind folosit de mai multe persoane) sau personalizat, pe numele celor care dle folosesc (de ex. preşedinte, administrator, etc.).

c. Sistemul de plată Pay Point – permite celor care nu folosesc mijloace electronice de nici un fel să poată să-şi achite obligaţiile financiare faţă de furnizori

 5. Semnătura electronică – se poate folosi pe numeroase documente inclusiv cele destinate ANAF, de genul plăţilor către bugetul de stat, taxele locale precum şi pentru alte operaţiuni. Informaţii pe larg, în numerele viitoare. 

6. Licenţe de utilizare – lipsa acestora aduce sancţiuni nedorite (Legea drepturilor de autor nr. 8/1996, art. 8)

Cititorii descurajaţi sau nefamiliarizaţi cu cele expuse mai sus le recomandăm să ne contacteze. (Marius GHEORGHIU)

Cei care doresc detalii şi sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondenţă, la:

Adresa poştală: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iaşi

E-mail: redactie@ziaruldeiasi.ro; claudiu.raus@ziaruldeiasi.ro